Réservation en ligne pour instituts de beauté et ongleries : moins d'appels, un agenda mieux rempli

La plupart des professionnels de la beauté ne perdent pas leur temps au fauteuil. Ils le perdent avec un téléphone dans une main et un pinceau dans l'autre. « Auriez-vous quelque chose samedi matin ? », « Combien de temps pour une dépose de gel et une nouvelle pose ? », « Puis-je déplacer mon soin du visage à jeudi ? » Chaque appel est court. Ensemble, ils mangent les minutes entre deux clients, celles qui devraient être votre pause.

Un institut a aussi un casse-tête à résoudre toute la journée. Une manucure dure 45 minutes, une pose complète 90, un soin du visage une heure et quart. Certains soins ne demandent que vous, d'autres aussi une cabine ou une machine. Une seule erreur d'estimation, et une cliente attend sur le pas de la porte.

Une chose d'abord : la réservation en ligne ne remplace pas le téléphone. Vos habituées qui aiment appeler peuvent continuer à le faire, et vous continuez à répondre comme vous l'avez toujours fait. La réservation en ligne est un complément, une porte de plus qui reste ouverte la nuit et le dimanche. Elle vous décharge simplement des appels « y a-t-il un créneau ? ».

La chaîne de messages derrière chaque réservation

Pensez à la façon dont une réservation se déroule d'habitude. Une cliente écrit : « Auriez-vous quelque chose vendredi après le travail ? » Vous répondez entre deux clients. Elle répond une heure plus tard avec une question sur le prix. Vous répondez à midi. Quand elle dit enfin oui, vous n'êtes plus sûr que le créneau soit encore libre : vous vérifiez, puis vous écrivez de nouveau.

Rien de tout cela n'est du travail de beauté. Une page de réservation coupe la chaîne : vous partagez un seul lien, les clients voient les prestations que vous proposez réellement, et ils choisissent eux-mêmes un horaire libre, à toute heure.

Des prestations de durées et de prix différents

Vous ajoutez chaque prestation une seule fois, avec son propre nom, sa durée et son prix : une manucure, un renfort en gel, une pose complète, une pédicure, un soin du visage, une épilation. Des options supplémentaires, comme la décoration d'ongles ou un bain de paraffine, peuvent s'y ajouter. Le client voit combien coûte chacune et combien de temps elle dure, et le calendrier bloque exactement ce temps. Une pose de 90 minutes n'est jamais coincée dans un trou de 45 minutes.

Des soins qui demandent une cabine ou une machine, en plus d'une personne

Un soin du visage demande une cabine et une esthéticienne. Une pédicure demande le fauteuil de pédicure et une prothésiste ongulaire. Certains soins demandent un appareil que vous ne possédez qu'en un seul exemplaire.

Dans yAppointment, les cabines et le matériel se configurent comme des ressources, et une prestation peut en utiliser une en même temps que le membre de l'équipe qui la réalise. Le calendrier vérifie les deux. Si la cabine est prise, ce créneau n'est pas proposé, même si l'esthéticienne est libre. C'est ainsi que les doubles réservations disparaissent, surtout quand plusieurs personnes partagent un même espace.

Une liste d'attente qui remplit à nouveau les créneaux annulés

Un créneau de 90 minutes qui se libère mercredi après-midi est difficile à remplir par messages, car le temps de demander autour de vous, la journée est finie.

Avec une liste d'attente, les clients qui voulaient un horaire déjà pris peuvent s'y inscrire. Quand le créneau se libère, il est proposé à la personne suivante, qui peut accepter ou refuser. Le créneau se remplit de nouveau sans que vous écriviez le moindre message.

Des confirmations et des rappels qui partent tout seuls

Un rendez-vous manqué, c'est un fauteuil vide. Souvent, une absence n'est pas une décision, juste un rendez-vous oublié. Le client reçoit une confirmation à la réservation, et des rappels partent automatiquement avant le rendez-vous. Vous choisissez combien d'heures à l'avance dans vos paramètres de notification. Les rappels peuvent partir par e-mail et, une fois les SMS connectés, par SMS.

Un seul calendrier pour les réservations par téléphone et en ligne

La page de réservation est conçue pour être utilisée sur un téléphone, de sorte que vos clients peuvent réserver depuis leur canapé. De votre côté, tout arrive dans un seul calendrier : les réservations en ligne, et celles que vous ajoutez vous-même quand une habituée appelle. Comme elles sont côte à côte, la vérification des conflits fonctionne pour les deux, et vous n'avez jamais à comparer un agenda papier avec une liste en ligne.

Des règles d'annulation visibles dès la réservation

La plupart des disputes sur les annulations tardives viennent d'une seule chose : le client ne connaissait pas la règle. Quand les règles font partie de la page de réservation, les clients les voient au moment où ils réservent : jusqu'à quand avant le rendez-vous ils peuvent encore annuler, et ce qui se passe ensuite. Vous vous appuyez sur quelque chose de clair dès le départ, au lieu de défendre une règle mentionnée une seule fois.

Une courte liste pour bien démarrer

Vous n'avez besoin ni d'un nouveau site web ni de compétences techniques. Une première configuration pratique :

1. Listez vos prestations. Chacune avec son propre nom, sa durée et son prix, ainsi que les options que vous proposez.
2. Configurez les cabines et le matériel dont un soin a besoin, et rattachez-les aux bonnes prestations.
3. Ajoutez votre équipe et ses horaires de travail.
4. Rédigez vos règles d'annulation, puis activez la liste d'attente et les rappels.
5. Partagez votre lien. Sur votre site web, dans la bio de votre Instagram et sur votre fiche Google, et comme réponse aux messages « avez-vous un créneau ? ».

Vous pouvez commencer avec trois prestations et ajouter le reste au fur et à mesure.

Commencez gratuitement

Si cela ressemble à votre semaine, essayez avec votre propre liste de tarifs : commencez gratuitement sur yappointment.com. La configuration se fait en autonomie, et si vous préférez ne pas la faire vous-même, nous pouvons la réaliser gratuitement à partir de votre site web.

Vos clients réservent. Vous continuez à faire ce pour quoi ils sont venus.