Marcações online para personal trainers: deixa de combinar sessões por mensagem

A maioria dos personal trainers não perde tempo no ginásio. Perde-o ao telemóvel, entre sessões: «Podemos fazer às 6 em vez das 7?», «Amanhã não consigo, pode ser sexta?», «Quantas sessões ainda tenho?». Cada mensagem custa um minuto. Juntas, devoram as tuas noites.

Se ainda combinas todas as sessões por WhatsApp, mensagens no Instagram ou chamadas telefónicas, este texto é para ti. Não porque trocar mensagens seja errado, mas porque há uma forma mais simples de tratar a parte que se repete todas as semanas.

Para onde vai realmente o tempo

Pensa numa semana normal. Tens clientes habituais em horários fixos, algumas pessoas que treinam quando podem e novos contactos a chegar a horas aleatórias. Quase toda a parte administrativa cabe em quatro grupos:

• Idas e vindas para encontrar um horário. Propões dois horários, o cliente responde três horas depois e um deles já não está disponível.
• Remarcar e cancelar. O filho de alguém está doente, uma reunião prolonga-se, o tempo muda. Cada alteração implica outra ronda de mensagens e uma edição manual na tua agenda.
• Contar sessões. Os clientes compram um pacote de dez sessões e alguém tem de controlar quantas faltam. Normalmente és tu, num caderno ou numa folha de cálculo.
• Faltas e cancelamentos tardios. O horário que guardaste para alguém fica vazio, quando o poderias ter dado a outra pessoa.

Nada disto é treinar. É coordenação, e quase tudo pode funcionar sem ti.

O que muda uma página de marcações

Uma página de marcações é uma ligação simples, só tua, que mostra os horários que realmente tens livres. Os clientes escolhem um horário sozinhos, a qualquer hora do dia, e fica logo na tua agenda. Eis o que isto faz aos quatro grupos acima.

Encontrar um horário é um só passo. Em vez de «quando estás livre?», envias a tua ligação. O cliente vê a disponibilidade real e marca. Sem esperar por respostas, sem marcações duplicadas por duas pessoas terem dito que sim ao mesmo horário.

Os clientes remarcam e cancelam sozinhos. Se surgir um imprevisto, podem remarcar ou cancelar a partir da confirmação, dentro das regras que definires. Recebes uma notificação, o horário volta a ficar livre e não tiveste de escrever uma palavra.

Os clientes habituais mantêm o seu horário. A maioria dos treinadores tem clientes que vêm todas as terças e quintas às 7. As marcações recorrentes tratam exatamente disto: a série é marcada uma só vez e deixas de reconfirmar o mesmo horário todas as semanas.

Os pacotes de sessões contam-se sozinhos. Podes vender pacotes: por exemplo, dez sessões, usadas uma por marcação. De cada vez que o cliente marca, é descontada uma sessão, e ambos veem o que resta. Acabou o «acho que ainda tenho duas?».

Os lembretes seguem sozinhos. Um lembrete por e-mail ou SMS antes de cada sessão é uma das formas mais simples de reduzir os esquecimentos. Configuras uma vez e funciona para todas as marcações.

Os horários vagos podem voltar a encher. Com uma lista de espera, os clientes que queriam um horário cheio podem receber a oferta da vaga quando alguém cancela, em vez de ela ficar simplesmente vazia.

Sinal, se precisares. Para clientes novos ou horários de maior procura podes pedir um sinal na marcação, pago online por cartão. Decides tu onde faz sentido; muitos treinadores só o usam na primeira sessão.

«Os meus clientes estão habituados a mandar-me mensagem»

Estão, e não há problema. Não tens de passar toda a gente para o novo sistema no primeiro dia, nem de deixar de responder a mensagens. Uma forma prática de começar:

1. Envia primeiro a ligação aos novos contactos. As pessoas que ainda não conhecem a tua rotina são as que mais facilmente marcam online.
2. Coloca-a onde as pessoas já te encontram. Na bio do Instagram, no teu perfil Google, no teu site, no estado do WhatsApp.
3. Responde a «quando podemos treinar?» com a ligação. «Aqui estão os meus horários livres, escolhe o que te convier» é simpático, não é frio.
4. Passa os clientes habituais para marcações recorrentes quando renovarem. Uma conversa e o horário marca-se sozinho.

A maioria dos clientes acaba por aderir quando percebe que pode marcar às 23h00 sem sentir que te está a incomodar.

Configurar sem perder um fim de semana

Não precisas de um site nem de conhecimentos técnicos. Uma configuração básica para um personal trainer é assim:

• Os teus serviços, por exemplo uma sessão de 60 minutos, um ponto de situação de 30 minutos, uma avaliação inicial, cada um com a sua duração e preço.
• O teu horário de trabalho, incluindo os dias em que treinas ao ar livre ou noutro ginásio.
• As tuas regras: com que antecedência os clientes ainda podem cancelar e se os clientes novos pagam sinal.
• Os teus pacotes, se vendes pacotes de sessões.
• Lembretes, por e-mail ou SMS.

É tudo. A partir daí, a tua ligação trata das marcações e o telemóvel volta a servir para conversas a sério.

Experimenta com o teu próprio horário

Com o yAppointment tens a tua própria página de marcações, sem comissão sobre as tuas marcações: 10 € por local por mês, e os primeiros 14 dias são gratuitos, sem necessidade de cartão de pagamento. Se preferires não tratar da configuração, basta responderes a qualquer um dos nossos e-mails ou escreveres-nos através do site, e criamos a tua conta a partir dos teus serviços e horários.

Os teus clientes marcam. Tu treinas.