Marcações online para estúdios de pilates e ioga: aulas cheias, menos mensagens

A maioria dos professores de pilates e ioga não perde tempo no tapete. Perde-o entre aulas, ao telemóvel. «Ainda há vaga na aula de reformer de amanhã às 7h?», «Posso passar a minha aula individual para sexta?», «Desculpa, hoje à noite não consigo ir, posso ir na quinta?» Cada mensagem é pequena. Juntas, enchem os intervalos que deviam ser as tuas pausas.

Um estúdio tem ainda um problema de números. Uma aula de reformer tem tantas vagas quantas as máquinas que tens. Uma aula de solo tem as que a sala comporta. Uma vaga vazia custa-te dinheiro e uma vaga marcada a dobrar custa-te uma conversa incómoda à porta.

Este artigo mostra como as marcações online tratam do que se repete todas as semanas, para que a tua atenção fique no corpo dos teus clientes e não na caixa de entrada.

A cadeia de mensagens por trás de cada marcação

Pensa em como costuma decorrer uma marcação. Um cliente escreve: «Têm alguma coisa na quarta à noite?» Respondes depois da tua última aula. Ele responde na manhã seguinte com uma pergunta sobre o nível. Respondes ao almoço. Quando diz que sim, já não tens a certeza de que a vaga continua livre, por isso verificas e voltas a escrever.

Multiplica isto por cada cliente, cada aula e cada mudança de planos. Nada disto é dar aulas. Uma página de marcações corta a cadeia: partilhas uma ligação, os clientes veem as aulas que realmente ofereces e marcam eles próprios uma vaga livre, a qualquer hora.

Aulas de grupo com número fixo de vagas

Em cada aula, defines quantas pessoas podem participar: o número de reformers ou o número de tapetes que cabem na sala. Os clientes marcam a sua própria vaga e, quando a última é ocupada, a aula fecha. Ninguém aparece para uma vaga que não existe e tu deixas de contar nomes num chat.

Vês a lista de quem vem antes de abrires o estúdio, por isso podes preparar exatamente o número certo de máquinas.

Lista de espera para as aulas que enchem sempre

As aulas da manhã cedo e as do fim do dia enchem primeiro e depois alguém cancela. Sem lista de espera, essa vaga costuma ficar vazia, porque quando enviares mensagem à pessoa seguinte já é tarde.

Com lista de espera, os clientes que queriam uma aula cheia podem inscrever-se nela. Quando uma vaga é libertada, vai para a pessoa seguinte, que pode aceitar ou recusar a oferta. A aula volta a encher sem enviares uma única mensagem.

Passes de aulas que se contam sozinhos

Muitos estúdios vendem pacotes de aulas: cinco aulas, dez aulas, um passe mensal. Controlá-los em papel ou numa folha de cálculo significa verificar, riscar e discutir o «tenho a certeza de que ainda tinha uma».

Com os passes no yAppointment, o cliente compra o passe e cada marcação gasta uma aula dele. O cliente vê quantas aulas lhe restam, e tu também. Tu decides o que um passe cobre e durante quanto tempo é válido.

Aulas individuais e aulas de grupo num só calendário

A maioria dos estúdios faz as duas coisas: aulas de grupo nas horas de maior procura, aulas individuais ou a dois pelo meio. Tê-las em sítios diferentes é como acontecem as marcações duplicadas, sobretudo quando vários instrutores partilham a sala.

No yAppointment, ambas ficam lado a lado num só calendário. Uma aula individual bloqueia o seu horário e o seu instrutor, uma aula de grupo tem as suas vagas, e a tua semana aparece como uma só imagem.

Lembretes que reduzem as faltas

Uma aula falhada é uma vaga que outra pessoa podia ter usado. Muitas vezes a falta não é uma decisão, é só um plano esquecido. Os lembretes automáticos antes da aula ajudam precisamente nisso. Configuras uma vez nas definições de notificações e seguem para todas as marcações.

Regras de cancelamento, visíveis na hora de marcar

A maioria das discussões sobre cancelamentos tardios nasce de uma só coisa: o cliente não conhecia a regra. Quando as regras fazem parte da página de marcações, os clientes veem-nas no momento em que marcam: até que ponto antes da aula ainda podem cancelar e o que acontece depois. Apontas para algo que estava claro desde o início, em vez de defenderes uma regra que mencionaste uma vez.

Uma lista rápida para começar

Não precisas de um site novo nem de conhecimentos técnicos. Uma primeira configuração prática:

1. Lista o que ofereces. Aula de reformer, aula de solo, aula individual, aula a dois, cada uma com o seu nome e duração.
2. Define as vagas. Em cada aula de grupo, o número de máquinas ou de tapetes.
3. Adiciona o teu horário e os instrutores.
4. Cria os teus passes. Os teus pacotes de aulas e passes mensais, com o que cobrem.
5. Escreve as tuas regras de cancelamento e ativa a lista de espera e os lembretes.
6. Partilha a tua ligação. No teu site, na bio do Instagram e no teu perfil do Google, e como resposta às mensagens «têm lugar?».

Podes começar com uma aula e acrescentar as restantes pelo caminho.

Começa grátis

Se isto soa à tua semana, experimenta no teu próprio horário: começa grátis em yappointment.com. A configuração é feita por ti e, se preferires não a fazer, podemos configurá-la gratuitamente a partir do teu site.

Os teus clientes marcam. Tu dás aulas.