Verkkovaraus pilates- ja joogastudioille: täydet tunnit, vähemmän viestejä

Useimmat pilates- ja joogaopettajat eivät menetä aikaa matolla. He menettävät sitä tuntien välissä, puhelimessa. ”Onko huomisella klo 7 reformer-tunnilla vielä tilaa?”, ”Voinko siirtää yksityistuntini perjantaille?”, ”Anteeksi, en pääse tänä iltana, voinko tulla torstaina?” Jokainen viesti on pieni. Yhdessä ne täyttävät ne aukot, joiden pitäisi olla sinun taukojasi.

Studiolla on myös lukujen ongelma. Reformer-tunnilla on niin monta paikkaa kuin sinulla on laitteita. Mattotunnilla niin monta kuin tilaan mahtuu. Tyhjä paikka maksaa sinulle rahaa, ja kahdelle varattu paikka maksaa kiusallisen keskustelun ovella.

Tässä tekstissä käydään läpi, miten verkkovaraus hoitaa sen, mikä toistuu joka viikko, jotta huomiosi pysyy asiakkaidesi kehoissa eikä sähköpostissa.

Viestiketju jokaisen varauksen takana

Mieti, miten varaus yleensä menee. Asiakas kirjoittaa: ”Onko teillä jotain keskiviikkoillalle?” Vastaat viimeisen tunnin jälkeen. Hän vastaa seuraavana aamuna kysymyksellä tasosta. Vastaat lounaalla. Kun hän vihdoin sanoo kyllä, et ole enää varma, onko paikka vielä vapaa, joten tarkistat ja kirjoitat taas.

Kerro tämä nyt jokaisella asiakkaalla, jokaisella tunnilla ja jokaisella muuttuneella suunnitelmalla. Mikään siitä ei ole opettamista. Varaussivu katkaisee ketjun: jaat yhden linkin, asiakkaat näkevät tunnit ja yksityistunnit, joita todella tarjoat, ja varaavat vapaan paikan itse mihin aikaan tahansa.

Ryhmätunnit, joilla on kiinteä paikkamäärä

Jokaiselle tunnille asetat, kuinka moni voi osallistua: reformerien määrän tai tilaan mahtuvien mattojen määrän. Asiakkaat varaavat paikkansa itse, ja kun viimeinen on mennyt, tunti sulkeutuu. Kukaan ei saavu paikalle olemattoman paikan perässä, ja sinä lopetat nimien laskemisen viestiketjusta.

Näet osallistujalistan ennen studion avaamista, joten voit laittaa esille täsmälleen oikean määrän laitteita.

Jonotuslista tunneille, jotka täyttyvät aina

Aikaisen aamun ja työpäivän jälkeiset tunnit täyttyvät ensimmäisinä, ja sitten joku peruu. Ilman jonotuslistaa paikka jää yleensä tyhjäksi, koska siihen mennessä, kun olet kirjoittanut seuraavalle, on liian myöhäistä.

Jonotuslistan avulla täyteen tuntiin pyrkineet asiakkaat voivat liittyä jonoon. Kun paikka vapautuu, se tarjotaan seuraavalle, joka voi ottaa tarjouksen vastaan tai kieltäytyä siitä. Tunti täyttyy uudelleen ilman, että lähetät yhtään viestiä.

Tuntikortit, jotka laskevat itse

Monet studiot myyvät tuntipaketteja: viisi tuntia, kymmenen tuntia, kuukausikortti. Niiden seuraaminen paperilla tai taulukossa tarkoittaa tarkistamista, yliviivaamista ja väittelyä aiheesta ”olen varma, että minulla oli vielä yksi jäljellä”.

yAppointmentissa asiakas ostaa kortin, ja jokainen varaus kuluttaa siitä yhden tunnin. Asiakas näkee, montako tuntia on jäljellä, ja sinäkin näet. Sinä päätät, mitä kortti kattaa ja kuinka kauan se on voimassa.

Yksityistunnit ja ryhmätunnit samassa kalenterissa

Useimmat studiot tekevät molempia: ryhmätunteja kiireisinä aikoina, yksityis- tai paritunteja välissä. Niiden pitäminen eri paikoissa on juuri se, miten tulee päällekkäisiä varauksia, etenkin kun tilaa jakaa useampi ohjaaja.

yAppointmentissa molemmat ovat vierekkäin samassa kalenterissa. Yksityistunti varaa oman aikansa ja oman ohjaajansa, ryhmätunnilla on omat paikkansa, ja viikkosi näkyy yhtenä kokonaiskuvana.

Muistutukset, jotka vähentävät ilmoittamattomia poisjääntejä

Väliin jäänyt tunti on paikka, jonka joku muu olisi voinut käyttää. Usein poisjääminen ei ole päätös vaan pelkkä unohtunut suunnitelma. Automaattiset muistutukset ennen tuntia auttavat juuri siihen. Asetat ne kerran ilmoitusasetuksissa, ja ne lähtevät jokaisesta varauksesta.

Peruutussäännöt näkyvissä varatessa

Useimmat riidat myöhäisistä peruutuksista johtuvat yhdestä asiasta: asiakas ei tiennyt sääntöä. Kun säännöt ovat osa varaussivua, asiakkaat näkevät ne varaushetkellä: kuinka lähellä tuntia voi vielä perua ja mitä sen jälkeen tapahtuu. Voit viitata johonkin, mikä oli selvää alusta asti, sen sijaan että puolustaisit sääntöä, jonka mainitsit kerran.

Lyhyt tarkistuslista alkuun pääsemiseksi

Et tarvitse uutta verkkosivustoa etkä teknisiä taitoja. Käytännöllinen ensimmäinen käyttöönotto:

1. Listaa, mitä tarjoat. Reformer-tunti, mattotunti, yksityistunti, paritunti, kullakin oma nimi ja kesto.
2. Aseta paikat. Jokaiselle ryhmätunnille laitteiden tai mattojen määrä.
3. Lisää lukujärjestyksesi ja ohjaajat.
4. Luo tuntikortit. Tuntipaketit ja kuukausikortit sekä se, mitä ne kattavat.
5. Kirjoita peruutussääntösi ja ota käyttöön jonotuslista ja muistutukset.
6. Jaa linkkisi. Verkkosivustollasi, Instagram-profiilissasi ja Google-profiilissasi sekä vastauksena viesteihin ”onko teillä tilaa?”.

Voit aloittaa yhdestä tunnista ja lisätä loput matkan varrella.

Aloita ilmaiseksi

Jos tämä kuulostaa sinun viikoltasi, kokeile sitä omalla lukujärjestykselläsi: aloita ilmaiseksi osoitteessa yappointment.com. Käyttöönotto tapahtuu itsepalveluna, ja jos et halua tehdä sitä itse, voimme ottaa sen käyttöön ilmaiseksi verkkosivustosi pohjalta.

Asiakkaasi varaavat. Sinä opetat.