Tietosuojaseloste

Henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01 Slovakian tasavalta Veroviite: SK2121316725 IČO 53253914 (yritysrekisterinumero, Slovakian tasavalta) Sähköposti: info@yappointment.com

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavilla GDPR:n 6 ja 9 artiklan mukaisilla oikeusperusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta, GDPR) – Ajanvarauspalvelujen tarjoaminen, käyttäjätilien hallinta, asiakastuki
• Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta, GDPR) – Analytiikkaevästeet, markkinointi-/mainosevästeet (Google Ads -konversiomittaaminen), SMS-ilmoitukset
• Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta, GDPR) – Palvelun parantaminen, petosten ehkäisy, alustan turvallisuus
• Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta, GDPR) – Veroasiakirjat, sääntelyvaatimusten noudattaminen, viranomaispyynnöt
• Markkinointiviestintä — oikeutetun etumme perusteella (6 artiklan 1 kohdan f alakohta, GDPR), mukaan lukien yritysten välinen (B2B) kylmäkontaktointi, tai suostumuksesi perusteella (6 artiklan 1 kohdan a alakohta, GDPR), kun suostumus on lain mukaan pakollinen (esim. markkinointi yksityishenkilöille/kuluttajille). Katso jäljempänä oleva kohta 'Markkinointi ja yritysviestintä'.

Tarkoitus: Suoramarkkinointi / liiketoiminnallinen yhteydenotto mahdollisiin yritysasiakkaisiin (B2B), mukaan lukien julkaistuihin yrityksen yhteystietoihin lähetetyt kylmäsähköpostit. Oikeusperuste: 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (GDPR) — oikeutettu etu. Oikeutettu etumme on ajanvarausohjelmistomme (yAppointment) markkinointi yrityksille, joille se on merkityksellinen. Tietoryhmät: yrityksen yhteystiedot (yrityksen nimi, tehtävä / työsähköpostiosoite). Tietojen lähde: julkisesti saatavilla olevat yrityksen yhteystiedot. Vastustamisoikeutesi: Voit milloin tahansa vastustaa tätä käsittelyä 21 artiklan (GDPR) nojalla. Suoramarkkinoinnin vastustaminen on ehdotonta — vastustuksesi jälkeen lopetamme tietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen välittömästi.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Tunnistetiedot – Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, profiilitiedot
• Ajanvaraustiedot – Varauksen tiedot, palveluhistoria, mieltymykset, peruutukset
• Tekniset tiedot – IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot, käyttöjärjestelmä
• Käyttötiedot – Vieraillut sivut, käytetyt ominaisuudet, vuorovaikutusmallit, istunnon kesto
• Maksutiedot – Stripe-palvelun kautta käsitellyt tapahtumatietueet (emme säilytä korttinumeroita)
• Viestintätiedot – SMS-viestit, sähköpostikirjeenvaihto, sovelluksen sisäiset ilmoitukset

Jaamme henkilötietojasi seuraaville luotetuille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja puolestamme: Yritysasiakkaidemme yAppointmentissa käsittelemien henkilötietojen osalta toimimme heidän henkilötietojen käsittelijänään tietojenkäsittelysopimuksemme (https://yappointment.com/dpa) mukaisesti. Kun yritys yhdistää oman laskutusohjelmistonsa (esimerkiksi QuickBooks tai Xero), yAppointment lähettää kyseiselle palveluntarjoajalle laskutiedot yrityksen ohjeesta, ja yritys on näiden tietojen rekisterinpitäjä.

• Stripe, Inc. (USA) – Maksujen käsittely. Stripe on PCI DSS -tasolla 1 sertifioitu. Tiedonsiirrot kuuluvat Stripen EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja vakiosopimuslausekkeet (SCC) toimivat täydentävänä suojatoimena. Tietosuoja: https://stripe.com/privacy
• Twilio, Inc. (USA) – SMS-ilmoitukset ja viestintä. Tiedonsiirrot kuuluvat Twilion EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja SCC toimii täydentävänä suojatoimena. Tietosuoja: https://www.twilio.com/legal/privacy
• Mistral AI (Ranska, EU) – Tekoälyominaisuuksien, kuten älykkään ajoituksen ja tekstin luomisen, oletuspalveluntarjoaja. Mistral AI ei käytä tietojasi malliensa kouluttamiseen. Tietosuoja: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Google LLC (USA) – Google Analytics 4 nimettömän verkkosivuston käyttöstatistiikan keräämiseen sekä Google Ads -konversio-/mittaustunnisteet osoitteessa yappointment.com. Aktivoituu vain suostumuksellasi. Tiedonsiirrot kuuluvat Googlen EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja SCC toimii täydentävänä suojatoimena. Tietosuoja: https://policies.google.com/privacy
• Rackforest Zrt. (Unkari, EU) – Palvelinisännöinti ja infrastruktuuri. Sovelluspalvelimemme sijaitsevat Unkarissa (EU). Yhteystiedot: info@rackforest.com
• Firebase Cloud Messaging (Google, USA) – Push-ilmoitukset mobiilisovellukselle. Tiedonsiirrot kuuluvat Googlen EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja SCC toimii täydentävänä suojatoimena.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) – Tietokannan isännöinti Frankfurtissa, Saksassa (EU). Tiedot tallennetaan EU:ssa; siltä osin kuin tukipalvelu käyttää tietoja Yhdysvalloista, käyttö kuuluu EU-US Data Privacy Frameworkin (DPF) ja SCC:n piiriin. Tietosuoja: https://www.mongodb.com/legal/privacy/privacy-policy
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon S3) – Tiedostojen tallennus Frankfurtissa, Saksassa (EU). Tiedot tallennetaan EU:ssa; siltä osin kuin tukipalvelu käyttää tietoja Yhdysvalloista, käyttö kuuluu EU-US Data Privacy Frameworkin (DPF) ja SCC:n piiriin. Tietosuoja: https://aws.amazon.com/privacy/
• ASSIXO Kft. (Unkari, EU) – Alustan transaktiosähköpostit lähettävän sähköpostipalvelimen isännöinti. Tiedot pysyvät EU:ssa.
• OpenAI, L.L.C. (USA) – Tekoälyominaisuudet ja ohjekeskuksen haku. Tiedonsiirrot kuuluvat OpenAI:n EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja SCC toimii täydentävänä suojatoimena. Sen API-ehdot sulkevat oletusarvoisesti pois lähetettyjen tietojen käytön koulutukseen. Tietosuoja: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google LLC – Gemini API (USA) – Tekoälyominaisuudet. Tiedonsiirrot kuuluvat Googlen EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja SCC toimii täydentävänä suojatoimena. Sen API-ehdot sulkevat oletusarvoisesti pois lähetettyjen tietojen käytön koulutukseen. Tietosuoja: https://policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanti, EU) – Conversions API oman mainontamme mittaamiseen. Kun yritys rekisteröityy yAppointmentiin tai pyytää tilin käyttöönottoa, palvelimemme lähettää Metalle yhden tapahtuman, joka sisältää tiivistetyn (hash) sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen ja selaimen user agent -tunnisteen. Metan evästetunnisteet sisällytetään vain, jos olet hyväksynyt markkinointievästeet verkkosivustollamme, ja mainoksen klikkaustunniste vain, jos saavuit Meta-mainoslinkin kautta. Ilman suostumustasi markkinointievästeisiin verkkosivustollamme Metalle ei lähetetä lainkaan tapahtumaa. Siirrot Meta Platforms, Inc.:lle (USA) kuuluvat Metan EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin piiriin, ja SCC toimii täydentävänä suojatoimena. Tietosuoja: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Plus Five Five, Inc. – Resend (USA) – Mahdollisille yritysasiakkaille lähettämiemme yhteydenottosähköpostien toimittaminen (vastaanottajan sähköpostiosoite, viestin sisältö sekä toimitus-, avaus- ja klikkaustapahtumat). Viestitiedot tallennetaan Yhdysvalloissa. Tiedonsiirrot kuuluvat EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifioinnin ja Resendin tietojenkäsittelysopimukseen sisältyvien vakiosopimuslausekkeiden piiriin. Tietosuoja: https://resend.com/legal/privacy-policy
• Bouncer Sp. z o.o. (Puola, EU) – Sen tarkistaminen, että yrityksen sähköpostiosoite on olemassa, ennen kuin lähetämme yhteydenottosähköpostin. Vain sähköpostiosoitetta käsitellään; se tallennetaan EU:ssa (Frankfurt, Saksa) ja poistetaan 60 päivän kuluttua. Tietosuoja: https://www.usebouncer.com/privacy-policy/

Jos yrityksesi rekisteröityi yAppointment-kumppanin tai toisen yAppointment-asiakkaan suosittelulinkin kautta, luovutamme kyseiselle suosittelijalle rajatut tiedot yrityksestäsi, jotta se voi tarkistaa palkkionsa tai palkintonsa. Suosittelijakumppani näkee yrityksesi nimen, maan, rekisteröitymispäivän, tilauksen tilan, paketin, ensimmäisen maksun päivän sekä maksuistasi lasketut palkkiokirjaukset (arvonlisäverottomat nettosummat ja palkkio). Suosittelija-asiakas näkee yrityksesi nimen ja rekisteröitymispäivän. Suosittelijat eivät koskaan saa yhteystietoja, laskuja, varauksia, asiakkaidesi tietoja eivätkä pääsyä tilillesi. Oikeusperuste: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, meidän ja suosittelijan oikeutettu etu läpinäkyvään suositteluohjelmaan. Suosittelija on itsenäinen vastaanottaja, ei henkilötietojen käsittelijämme. Voit milloin tahansa vastustaa tätä osoitteessa info@yappointment.com; suosittelija näkee tämän jälkeen anonymisoidun tunnisteen yrityksesi nimen sijaan. Kumppaniemme omia tietoja käsitellään erillisen kumppanien tietosuojaselosteen mukaisesti osoitteessa https://partner.yappointment.com/legal/privacy.

Osa palveluntarjoajistamme sijaitsee Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella tai voi käyttää tietoja sieltä käsin. Siirtäessämme henkilötietoja ETA:n ulkopuolelle nojaudumme: • EU-US Data Privacy Framework (DPF) -sertifiointiin siirroissa sertifioiduille yhdysvaltalaisille palveluntarjoajille (Google, Stripe, Twilio, OpenAI, Resend ja soveltuvin osin Meta) • Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) täydentävänä suojatoimena • EU:ssa isännöityjen palveluntarjoajien osalta, joiden tukipalvelu voi käyttää tietoja Yhdysvalloista (MongoDB, Amazon Web Services): tiedot tallennetaan EU:ssa, ja tällainen käyttö kuuluu DPF-sertifioinnin ja SCC:n piiriin • Riittävyyspäätöksiin, kun niitä on saatavilla • Täydentäviin turvatoimiin, kuten salaukseen siirron aikana sekä infrastruktuurin tarjoajan toteuttamaan tallennettujen tietojen salaukseen Voit pyytää lisätietoja sovellettavista suojatoimista (DPF-sertifiointi tai SCC) ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa info@yappointment.com.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä käytännössä kuvattuihin tarkoituksiin:

• Ajanvaraus- ja varaustiedot – 3 vuotta viimeisestä ajanvarauksesta
• Laskutustietueet – 7 vuotta (lakisääteinen velvoite verotarkoituksiin)
• Analytiikkatiedot (GA4) – 14 kuukautta (Googlen enimmäissäilytysaika anonymisoinnilla)
• Käyttäjätilin tiedot – Tilinpoistopyynnöstä + 30 päivän lisäaika
• Sähköposti- ja SMS-viestien tallenteet – säilytetään, kunnes yritystili poistetaan (ilmoitusten toimitustiedot: 90 päivää)
• Palvelin-, käyttö- ja pyyntölokit (IP-osoite, selaintyyppi ja tehdyt pyynnöt) – enintään 14 päivää
• Evästeiden suostumustietueet – 1 vuosi (sen jälkeen vaaditaan uusi suostumus)

Yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastusoikeus (15 artikla, GDPR) – Pyydä kopio käsittelemistämme henkilötiedoistasi
• Oikeus oikaisemiseen (16 artikla, GDPR) – Korjaa virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla, GDPR) – Pyydä henkilötietojesi poistamista ('oikeus tulla unohdetuksi')
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla, GDPR) – Pyydä tietojesi käsittelyn rajoittamista
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen (20 artikla, GDPR) – Vastaanota tietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus (21 artikla, GDPR) – Vastusta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• Automaattiseen päätöksentekoon liittyvät oikeudet (22 artikla, GDPR) – Emme tee yksinomaan automaattisia päätöksiä, jotka vaikuttavat sinuun merkittävästi

Alustamme käyttää tekoälypalveluntarjoajia valinnaisten älykkäiden ominaisuuksien tarjoamiseen, kuten: • Älykkäät aikatauluehdotukset • Automatisoitu tekstintuotanto liikeviestintään • Tietoanalyysi raportoinnin tueksi • Ohjekeskuksen haku Mistral AI, Euroopan unionissa toimiva ranskalainen yritys, on oletusarvoinen tekoälypalveluntarjoajamme. Mistral AI ei käytä henkilötietojasi tekoälymalliensa kouluttamiseen tai parantamiseen. Jotkin ominaisuudet voivat käyttää myös OpenAI, L.L.C.:tä tai Google Gemini API:a (Google LLC), jotka molemmat sijaitsevat Yhdysvalloissa. Siirrot niille kuuluvat EU-US Data Privacy Frameworkin (DPF) piiriin, ja vakiosopimuslausekkeet (SCC) toimivat täydentävänä suojatoimena; lisäksi niiden API-ehdot sulkevat oletusarvoisesti pois lähetettyjen tietojen käytön koulutukseen. Kaikki tekoälyominaisuudet ovat valinnaisia, ja voit halutessasi jättää ne käyttämättä. EU:n tekoälysäädöksen (asetus (EU) 2024/1689) mukaisesti, kun tekoälyjärjestelmä on suorassa vuorovaikutuksessa kanssasi (esimerkiksi tuotteen sisäinen avustaja tai chatbot), teemme selväksi, että olet vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa, ja kaikki tekoälyn tuottama sisältö merkitään sellaiseksi.

Käytämme SMS:ää ajanvarausmuistutuksiin ja varausvahvistuksiin. SMS-toimitus tapahtuu: • Twilio (pilvipalvelupohjainen SMS-palveluntarjoaja, USA) • Android SMS Gateway -sovellus (suora lähetys liikepuhelimen SIM-kortin kautta) Transaktiiviset SMS-viestit (ajanvarausmuistutukset, varausvahvistukset) lähetetään palvelusopimuksen perusteella, kun teet varauksen. Markkinointi-SMS edellyttää nimenomaista suostumustasi, ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa vastaamalla STOP tai tilin asetusten kautta.

Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita. Yksityiskohtaista tietoa käyttämistämme evästeistä löydät evästekäytännöstämme. Otamme käyttöön Google Consent Mode v2:n: analytiikka- ja mainostallennus evätään oletuksena. Analytiikkaevästeet asetetaan vain, jos sallit Analytiikan; markkinointievästeet (Google Ads -konversiomittaaminen) vain, jos sallit Markkinoinnin.

Palvelumme ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille henkilöille. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos saamme tietää, että olemme keränneet henkilötietoja alle 16-vuotiaalta lapselta, ryhdymme toimenpiteisiin tietojen poistamiseksi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Ilmoitamme olennaisista muutoksista julkaisemalla päivitetyn käytännön verkkosivustollamme ja mahdollisuuksien mukaan sähköpostitse. Suosittelemme tarkistamaan tämän käytännön säännöllisesti. Yläreunan 'Viimeksi päivitetty' -päivämäärä osoittaa viimeisimmän muutoksen.

Jos uskot, että henkilötietojesi käsittelymme loukkaa GDPR:ää, sinulla on oikeus tehdä valitus: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Slovakian tasavallan tietosuojaviranomainen) Hranicna 12 820 07 Bratislava 27 Slovakian tasavalta Verkkosivusto: https://www.dataprotection.gov.sk/ Sähköposti: statny.dozor@pdp.gov.sk Voit myös tehdä valituksen asuinmaasi valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaselostetta koskevissa kysymyksissä tai tietosuojaoikeuksiesi käyttämiseksi: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01, Slovakian tasavalta Yleiset tiedustelut: info@yappointment.com Laskutustiedustelut: billing@yappointment.com