Verkkovaraus henkilökohtaisille valmentajille: lopeta treeniaikojen sopiminen viesteillä

Useimmat henkilökohtaiset valmentajat eivät menetä aikaa salilla. He menettävät sitä puhelimessa treenien välissä: ”Voidaanko tehdä kuudelta seitsemän sijaan?”, ”Huomenna en pääse, sopisiko perjantai?”, ”Montako kertaa minulla on vielä jäljellä?”. Jokainen viesti vie minuutin. Yhteensä ne syövät iltasi.

Jos sovit yhä jokaisen treenin WhatsAppissa, Instagram-viesteillä tai puhelimessa, tämä teksti on sinua varten. Ei siksi, että viestittely olisi väärin, vaan siksi, että joka viikko toistuvaan osaan on olemassa yksinkertaisempi tapa.

Minne aika oikeasti menee

Ajattele ihan tavallista viikkoa. Sinulla on vakioasiakkaita kiinteillä ajoilla, muutamia, jotka treenaavat kun ehtivät, ja uusia tiedusteluja, jotka tulevat satunnaisiin aikoihin. Lähes kaikki hallinnollinen työ jakautuu neljään ryhmään:

• Edestakaiset viestit ajan löytämiseksi. Tarjoat kaksi aikaa, asiakas vastaa kolmen tunnin päästä, ja toinen niistä on jo mennyt.
• Siirrot ja peruutukset. Jonkun lapsi sairastuu, kokous venyy, sää muuttuu. Jokainen muutos tarkoittaa uutta viestikierrosta ja käsin tehtävää muutosta kalenteriisi.
• Kertojen laskeminen. Asiakkaat ostavat kymmenen kerran paketin, ja jonkun pitää pitää kirjaa jäljellä olevista kerroista. Yleensä se olet sinä, vihkossa tai taulukossa.
• Saapumatta jäämiset ja viime hetken peruutukset. Aika, jonka pidit vapaana jollekulle, jää tyhjäksi, ja olisit voinut antaa sen jollekin toiselle.

Mikään tästä ei ole valmentamista. Se on koordinointia, ja suurimman osan siitä voi hoitaa ilman sinua.

Mitä varaussivu muuttaa

Varaussivu on yksinkertainen linkki, sinun oma, joka näyttää ajat, jotka sinulla oikeasti ovat vapaina. Asiakkaat valitsevat ajan itse mihin vuorokaudenaikaan tahansa, ja varaus tulee suoraan kalenteriisi. Näin se vaikuttaa yllä oleviin neljään ryhmään.

Ajan löytäminen on yksi askel. Kysymyksen ”milloin sinulle sopii?” sijaan lähetät linkkisi. Asiakas näkee todellisen saatavuuden ja varaa. Ei vastausten odottamista eikä päällekkäisiä varauksia siksi, että kaksi ihmistä sanoi kyllä samalle ajalle.

Asiakkaat siirtävät ja peruvat itse. Jos jotain tulee eteen, he voivat vaihtaa aikaa tai perua vahvistuksestaan käsin sinun asettamiesi sääntöjen puitteissa. Saat ilmoituksen, aika vapautuu uudelleen, etkä joutunut kirjoittamaan sanaakaan.

Vakioasiakkaat pitävät aikansa. Useimmilla valmentajilla on asiakkaita, jotka tulevat joka tiistai ja torstai seitsemältä. Toistuvat varaukset on tehty juuri tähän: sarja varataan kerran, etkä enää vahvista samaa aikaa joka viikko uudelleen.

Treenipaketit pitävät itse kirjaa. Voit myydä kortteja, esimerkiksi kymmenen kerran kortin, josta kuluu yksi kerta varausta kohti. Joka kerta kun asiakas varaa, yksi kerta kuluu, ja te molemmat näette, montako on jäljellä. Ei enää ”taisiko minulla olla kaksi jäljellä?”.

Muistutukset lähtevät itsestään. Sähköposti- tai tekstiviestimuistutus ennen jokaista treeniä on yksi helpoimmista tavoista vähentää unohtuneita aikoja. Asetat sen kerran, ja se toimii jokaiselle varaukselle.

Tyhjät ajat voivat täyttyä uudelleen. Jonotuslistan avulla asiakkaille, jotka halusivat täyteen varatun ajan, voidaan tarjota aika, kun joku peruu, sen sijaan että se jäisi tyhjäksi.

Ennakkomaksu, jos tarvitset sellaista. Uusilta asiakkailta tai ruuhka-aikojen ajoista voit pyytää ennakkomaksun varattaessa, maksettuna verkossa kortilla. Päätät itse, missä siitä on hyötyä; moni valmentaja käyttää sitä vain ensimmäisillä kerroilla.

”Asiakkaani ovat tottuneet viestittelemään minulle”

Ovat, ja se on ihan okei. Sinun ei tarvitse siirtää kaikkia ensimmäisenä päivänä eikä lopettaa viesteihin vastaamista. Käytännöllinen tapa aloittaa:

1. Lähetä linkki ensin uusille tiedusteluille. Ihmiset, jotka eivät vielä tunne rutiiniasi, varaavat todennäköisimmin ihan vain verkossa.
2. Laita se sinne, mistä ihmiset sinut jo löytävät. Instagram-esittelyysi, Google-profiiliisi, verkkosivuillesi, WhatsApp-statukseesi.
3. Vastaa kysymykseen ”milloin voidaan treenata?” linkillä. ”Tässä ovat vapaat aikani, valitse sopivin” on ystävällistä, ei kylmää.
4. Siirrä vakioasiakkaat toistuviin varauksiin, kun he uusivat. Yksi keskustelu, ja sen jälkeen aika varautuu itsestään.

Useimmat asiakkaat tottuvat siihen, kun näkevät voivansa varata kello 23 tuntematta häiritsevänsä sinua.

Käyttöönotto ilman menetettyä viikonloppua

Et tarvitse verkkosivua etkä teknisiä taitoja. Henkilökohtaisen valmentajan perusasetukset näyttävät tältä:

• Palvelusi, esimerkiksi 60 minuutin treeni, 30 minuutin pikatapaaminen ja ensiarvio, kullakin oma kestonsa ja hintansa.
• Työaikasi, mukaan lukien päivät, jolloin treenaat ulkona tai toisella salilla.
• Sääntösi: kuinka lähellä treeniä asiakkaat voivat vielä perua ja maksavatko uudet asiakkaat ennakkomaksun.
• Pakettisi, jos myyt treenipaketteja.
• Muistutukset sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Siinä kaikki. Siitä eteenpäin linkkisi hoitaa aikataulutuksen, ja puhelimesi on taas oikeita keskusteluja varten.

Kokeile omalla aikataulullasi

yAppointmentin kanssa saat oman varaussivun ilman provisiota varauksistasi: 10 € sijaintia kohti kuukaudessa, ja ensimmäiset 14 päivää ovat ilmaisia, maksukorttia ei tarvita. Jos et halua ottaa sitä käyttöön itse, vastaa mihin tahansa sähköpostiviestiimme tai kirjoita meille verkkosivun kautta, niin rakennamme tilisi puolestasi palveluidesi ja työaikojesi pohjalta.

Asiakkaasi varaavat. Sinä valmennat.