Online rezervace pro osobní trenéry: přestaňte domlouvat lekce přes zprávy

Většina osobních trenérů neztrácí čas v posilovně. Ztrácí ho na telefonu, mezi lekcemi: „Mohli bychom v 6 místo v 7?“, „Zítra nemůžu, a co pátek?“, „Kolik lekcí mi ještě zbývá?“. Každá zpráva zabere minutu. Dohromady vám ale sežerou večery.

Pokud pořád domlouváte každou lekci přes WhatsApp, přímé zprávy na Instagramu nebo telefonáty, je tenhle článek pro vás. Ne proto, že by psaní zpráv bylo špatně, ale proto, že existuje jednodušší způsob, jak zvládnout tu část, která se opakuje každý týden.

Kam se čas doopravdy ztrácí

Představte si běžný týden. Máte stálé klienty s pevnými termíny, pár lidí, kteří chodí, kdy se jim to hodí, a nové dotazy, které přicházejí v náhodných chvílích. Skoro všechna administrativa spadá do čtyř kategorií:

• Přehazování zpráv, než se najde termín. Nabídnete dva termíny, klient odpoví za tři hodiny a jeden z nich je mezitím pryč.
• Přesouvání a rušení. Někomu je nemocné dítě, schůzka se protáhne, počasí se zhorší. Každá změna znamená další kolo zpráv a ruční úpravu v kalendáři.
• Počítání lekcí. Klienti si kupují balíček deseti lekcí a někdo musí hlídat, kolik jich zbývá. Většinou jste to vy, v sešitě nebo v tabulce.
• Nedostavení se a pozdní storna. Termín, který jste někomu drželi volný, zůstane prázdný, a mohli jste ho dát někomu jinému.

Nic z toho není trénink. Je to koordinace a většina z ní může běžet bez vás.

Co rezervační stránka mění

Rezervační stránka je jednoduchý odkaz, váš vlastní, který ukazuje časy, které máte opravdu volné. Klienti si termín vyberou sami, v kteroukoli denní dobu, a ten se zapíše rovnou do vašeho kalendáře. Takhle to působí na čtyři kategorie výše.

Nalezení termínu je jeden krok. Místo „Kdy máte čas?“ pošlete svůj odkaz. Klient vidí skutečnou dostupnost a rezervuje. Žádné čekání na odpovědi a žádné dvojí rezervace jen proto, že dva lidé řekli ano na stejný termín.

Klienti termíny přesouvají a ruší sami. Když se něco přihodí, mohou termín přesunout nebo zrušit ze svého potvrzení, v rámci pravidel, která jste nastavili. Dostanete upozornění, termín se znovu uvolní a vy jste nenapsali ani slovo.

Stálí klienti si drží svůj termín. Většina trenérů má klienty, kteří chodí každé úterý a čtvrtek v 7. Opakované rezervace řeší přesně tohle: série se rezervuje jednou a vy přestanete každý týden potvrzovat stejný čas.

Balíčky lekcí se počítají samy. Můžete prodávat permanentky: například deset lekcí, z nichž se s každou rezervací čerpá jedna. Při každé rezervaci se spotřebuje jeden kredit a vy i klient vidíte, kolik jich zbývá. Konec „Myslím, že mi zbývají dvě?“.

Připomínky odcházejí samy. E-mailová nebo SMS připomínka před každou lekcí je jedním z nejjednodušších způsobů, jak omezit zapomenuté schůzky. Nastavíte ji jednou a platí pro každou rezervaci.

Prázdné termíny se mohou znovu zaplnit. S pořadníkem lze klientům, kteří chtěli obsazený čas, nabídnout místo, když někdo zruší, místo aby zůstalo prázdné.

Záloha, pokud ji potřebujete. U nových klientů nebo termínů ve špičce můžete při rezervaci požadovat zálohu, placenou online kartou. Rozhodujete vy, kde to dává smysl; mnoho trenérů ji používá jen u prvních lekcí.

„Moji klienti jsou zvyklí mi psát“

To jsou, a je to v pořádku. Nemusíte všechny přepnout hned první den a nemusíte přestat odpovídat na zprávy. Praktický způsob, jak začít:

1. Odkaz posílejte nejdřív novým zájemcům. Lidé, kteří ještě neznají váš režim, si nejspíš prostě rezervují online.
2. Dejte ho tam, kde vás lidé už nacházejí. Do bia na Instagramu, do profilu na Googlu, na web, do stavu na WhatsAppu.
3. Na otázku „Kdy můžeme trénovat?“ odpovídejte odkazem. „Tady jsou moje volné časy, vyberte si, co vám vyhovuje“ je přátelské, ne chladné.
4. Stálé klienty převeďte na opakované rezervace při prodloužení. Jeden rozhovor a termín se pak rezervuje sám.

Většina klientů to přijme, jakmile zjistí, že si mohou rezervovat termín v 11 večer a nemají pocit, že vás obtěžují.

Nastavení bez ztraceného víkendu

Nepotřebujete web ani technické dovednosti. Základní nastavení pro osobního trenéra vypadá takto:

• Vaše služby, například 60minutová lekce, 30minutová kontrola pokroku, vstupní hodnocení, každá s vlastní délkou a cenou.
• Vaše pracovní doba, včetně dnů, kdy trénujete venku nebo v druhé posilovně.
• Vaše pravidla: jak krátce před lekcí mohou klienti ještě zrušit a zda noví klienti platí zálohu.
• Vaše permanentky, pokud prodáváte balíčky lekcí.
• Připomínky e-mailem nebo SMS.

To je vše. Od té chvíle plánování obstarává váš odkaz a telefon znovu slouží ke skutečným rozhovorům.

Vyzkoušejte to na svém rozvrhu

S yAppointment získáte vlastní rezervační stránku bez provize z vašich rezervací: 10 € za provozovnu a měsíc a prvních 14 dní je zdarma, bez nutnosti platební karty. Pokud ji nechcete nastavovat sami, stačí odpovědět na kterýkoli z našich e-mailů nebo nám napsat přes web a my vám účet vytvoříme podle vašich služeb a pracovní doby.

Vaši klienti si rezervují. Vy trénujete.