Zásady ochrany osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01 Slovenská republika DIČ: SK2121316725 IČO 53253914 (identifikační číslo, Slovenská republika) Email: info@yappointment.com

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely a na základě následujících právních základů dle článků 6 a 9 GDPR:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)) – Poskytování služeb rezervace schůzek, správa uživatelského účtu, zákaznická podpora
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)) – Analytické cookies, marketingové/reklamní cookies (měření konverzí Google Ads), SMS oznámení
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)) – Zlepšování služeb, prevence podvodů, bezpečnost platformy
• Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)) – Daňové záznamy, regulační soulad, žádosti orgánů činných v trestním řízení
• Marketingová komunikace — na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), včetně studeného oslovování mezi podniky (B2B), nebo na základě vašeho souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), pokud je souhlas vyžadován zákonem (např. marketing vůči fyzickým osobám/spotřebitelům). Viz oddíl 'Marketing a oslovování firem' níže.

Účel: Přímý marketing / obchodní oslovování potenciálních firemních (B2B) zákazníků, včetně studených e-mailů zasílaných na zveřejněné firemní kontaktní adresy. Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem. Naším oprávněným zájmem je propagace našeho softwaru pro rezervaci schůzek (yAppointment) u firem, pro které je relevantní. Kategorie údajů: firemní kontaktní údaje (název společnosti, funkce kontaktní osoby, firemní e-mailová adresa). Zdroj údajů: veřejně dostupné firemní kontaktní údaje. Vaše právo vznést námitku: Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku podle čl. 21 GDPR. Námitka proti přímému marketingu je absolutní — po vznesení námitky okamžitě přestaneme zpracovávat vaše údaje pro tento účel.

Shromažďujeme a zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje – Jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo, profilové informace
• Údaje o schůzkách – Podrobnosti rezervace, historie služeb, preference, zrušení
• Technické údaje – IP adresa, typ prohlížeče, informace o zařízení, operační systém
• Údaje o používání – Navštívené stránky, používané funkce, vzorce interakce, doba trvání relace
• Platební údaje – Záznamy o transakcích zpracované prostřednictvím Stripe (čísla karet neuchováváme)
• Komunikační údaje – SMS zprávy, e-mailová korespondence, oznámení v aplikaci

Vaše osobní údaje sdílíme s následujícími důvěryhodnými poskytovateli služeb, kteří zpracovávají data naším jménem: U osobních údajů, které naši firemní zákazníci zpracovávají v yAppointment, jednáme jako jejich zpracovatel na základě naší Smlouvy o zpracování osobních údajů (https://yappointment.com/dpa). Když firma připojí vlastní fakturační software (například QuickBooks nebo Xero), yAppointment odešle tomuto poskytovateli údaje z faktur na pokyn firmy a firma je správcem těchto údajů.

• Stripe, Inc. (USA) – Zpracování plateb. Stripe je certifikován na úrovni PCI DSS Level 1. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti Stripe, se Standardními smluvními doložkami (SCC) jako doplňující zárukou. Ochrana soukromí: https://stripe.com/privacy
• Twilio, Inc. (USA) – SMS oznámení a komunikace. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti Twilio, se SCC jako doplňující zárukou. Ochrana soukromí: https://www.twilio.com/legal/privacy
• Mistral AI (Francie, EU) – Výchozí poskytovatel funkcí s umělou inteligencí, jako je inteligentní plánování a generování textu. Mistral AI nepoužívá vaše data k trénování svých modelů. Ochrana soukromí: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Google LLC (USA) – Google Analytics 4 pro anonymní statistiky používání webu a konverzní/měřicí značky Google Ads na yappointment.com. Aktivováno pouze s vaším souhlasem. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti Google, se SCC jako doplňující zárukou. Ochrana soukromí: https://policies.google.com/privacy
• Rackforest Zrt. (Maďarsko, EU) – Hosting serverů a infrastruktura. Naše aplikační servery se nacházejí v Maďarsku (EU). Kontakt: info@rackforest.com
• Firebase Cloud Messaging (Google, USA) – Push oznámení pro mobilní aplikaci. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti Google, se SCC jako doplňující zárukou.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) – Hosting databáze ve Frankfurtu, Německo (EU). Data jsou uložena v EU; pokud dochází k přístupu podpory z USA, je kryt rámcem EU-US Data Privacy Framework (DPF) a SCC. Ochrana soukromí: https://www.mongodb.com/legal/privacy/privacy-policy
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon S3) – Ukládání souborů ve Frankfurtu, Německo (EU). Data jsou uložena v EU; pokud dochází k přístupu podpory z USA, je kryt rámcem EU-US Data Privacy Framework (DPF) a SCC. Ochrana soukromí: https://aws.amazon.com/privacy/
• ASSIXO Kft. (Maďarsko, EU) – Hosting poštovního serveru, který odesílá transakční e-maily platformy. Data zůstávají v EU.
• OpenAI, L.L.C. (USA) – Funkce s umělou inteligencí a vyhledávání v centru nápovědy. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti OpenAI, se SCC jako doplňující zárukou. Její podmínky pro API ve výchozím nastavení vylučují trénování na předaných datech. Ochrana soukromí: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google LLC – Gemini API (USA) – Funkce s umělou inteligencí. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti Google, se SCC jako doplňující zárukou. Její podmínky pro API ve výchozím nastavení vylučují trénování na předaných datech. Ochrana soukromí: https://policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irsko, EU) – Conversions API pro měření naší vlastní reklamy. Když se firma zaregistruje do yAppointment nebo požádá o nastavení účtu, náš server odešle společnosti Meta jednu událost s hashovanou e-mailovou adresou, IP adresou a identifikací prohlížeče (user agent). Identifikátory cookies Meta jsou připojeny pouze tehdy, pokud jste na našem webu přijali marketingové cookies, a identifikátor kliknutí na reklamu pouze tehdy, pokud jste k nám přišli přes odkaz z reklamy Meta. Bez vašeho souhlasu s marketingovými cookies na našem webu se společnosti Meta neodesílá žádná událost. Přenosy společnosti Meta Platforms, Inc. (USA) jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) společnosti Meta, se SCC jako doplňující zárukou. Ochrana soukromí: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Plus Five Five, Inc. – Resend (USA) – Doručování obchodních oslovovacích e-mailů, které zasíláme potenciálním firemním zákazníkům (e-mailová adresa příjemce, obsah zprávy a události doručení, otevření a kliknutí). Data zpráv jsou uložena v USA. Přenosy dat jsou kryty certifikací EU-US Data Privacy Framework (DPF) a standardními smluvními doložkami ve smlouvě o zpracování osobních údajů společnosti Resend. Ochrana soukromí: https://resend.com/legal/privacy-policy
• Bouncer Sp. z o.o. (Polsko, EU) – Ověření, že firemní e-mailová adresa existuje, než odešleme obchodní oslovení. Zpracovává se pouze e-mailová adresa; je uložena v EU (Frankfurt, Německo) a po 60 dnech smazána. Ochrana soukromí: https://www.usebouncer.com/privacy-policy/

Pokud se vaše firma zaregistrovala prostřednictvím partnera yAppointment nebo přes doporučující odkaz jiného zákazníka yAppointment, poskytujeme tomuto doporučiteli omezené údaje o vaší firmě, aby si mohl ověřit svou provizi nebo odměnu. Doporučující partner vidí název vaší firmy, zemi, datum registrace, stav předplatného, tarif, datum první platby a položky provizí vypočtené z vašich plateb (čisté částky bez DPH a provizi). Doporučující zákazník vidí název vaší firmy a datum registrace. Doporučitelé nikdy nedostávají kontaktní údaje, faktury, rezervace, údaje vašich zákazníků ani přístup k vašemu účtu. Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, náš oprávněný zájem a oprávněný zájem doporučitele na transparentním doporučujícím programu. Doporučitel je samostatný příjemce, nikoli náš zpracovatel. Námitku můžete kdykoli vznést na info@yappointment.com; doporučitel pak místo názvu vaší firmy uvidí anonymizované označení. Údaje samotných našich partnerů zpracováváme podle samostatného Oznámení o ochraně osobních údajů pro partnery na adrese https://partner.yappointment.com/legal/privacy.

Někteří naši poskytovatelé služeb se nacházejí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) nebo mohou odtud přistupovat k datům. Při přenosu osobních údajů mimo EHP se opíráme o: • Certifikaci EU-US Data Privacy Framework (DPF) pro přenosy k certifikovaným poskytovatelům se sídlem v USA (Google, Stripe, Twilio, OpenAI, Resend a případně Meta) • Standardní smluvní doložky (SCC) schválené Evropskou komisí jako doplňující záruku • U poskytovatelů hostovaných v EU, jejichž podpora může přistupovat k datům z USA (MongoDB, Amazon Web Services): data jsou uložena v EU a každý takový přístup je kryt certifikací DPF a SCC • Rozhodnutí o odpovídající ochraně, jsou-li k dispozici • Doplňující bezpečnostní opatření včetně šifrování při přenosu a šifrování v úložišti zajišťovaného poskytovatelem infrastruktury Další informace o příslušných zárukách (certifikace DPF nebo SCC) si můžete vyžádat kontaktováním nás na info@yappointment.com.

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely popsané v těchto zásadách:

• Údaje o schůzkách a rezervacích – 3 roky od poslední schůzky
• Fakturační a účetní záznamy – 7 let (zákonná povinnost pro daňové účely)
• Analytická data (GA4) – 14 měsíců (maximální doba uchovávání dat u Google, s anonymizací)
• Údaje uživatelského účtu – Do žádosti o smazání + 30denní lhůta
• Záznamy e-mailů a SMS – uchovávány do smazání firemního účtu (záznamy o doručení oznámení: 90 dní)
• Serverové protokoly, protokoly přístupů a požadavků (IP adresa, typ prohlížeče a provedené požadavky) – nejvýše 14 dní
• Záznamy o souhlasu s cookies – 1 rok (poté je vyžadován nový souhlas)

Na základě Obecného nařízení o ochraně osobních údajů máte následující práva:

• Právo na přístup (čl. 15) – Žádost o kopii námi zpracovávaných osobních údajů
• Právo na opravu (čl. 16) – Oprava nepřesných nebo neúplných osobních údajů
• Právo na výmaz (čl. 17) – Žádost o smazání vašich osobních údajů ('právo být zapomenut')
• Právo na omezení zpracování (čl. 18) – Žádost o omezené zpracování vašich údajů
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20) – Obdržení vašich údajů ve strukturovaném, strojově čitelném formátu
• Právo vznést námitku (čl. 21) – Námitka proti zpracování na základě oprávněného zájmu
• Práva týkající se automatizovaného rozhodování (čl. 22) – Nepřijímáme rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, která by vás významně ovlivnila

Naše platforma využívá poskytovatele umělé inteligence k nabídce volitelných inteligentních funkcí, jako jsou: • Návrhy inteligentního plánování • Automatické generování textu pro obchodní komunikaci • Analýza dat a reporty • Vyhledávání v centru nápovědy Mistral AI, francouzská společnost působící v Evropské unii, je naším výchozím poskytovatelem UI. Mistral AI nepoužívá vaše osobní údaje k trénování ani zlepšování svých modelů AI. Některé funkce mohou využívat také OpenAI, L.L.C. nebo Google Gemini API (Google LLC), obě se sídlem v USA. Přenosy k nim jsou kryty rámcem EU-US Data Privacy Framework (DPF), se Standardními smluvními doložkami (SCC) jako doplňující zárukou, a jejich podmínky pro API ve výchozím nastavení vylučují trénování na předaných datech. Všechny funkce UI jsou volitelné a můžete se rozhodnout je nepoužívat. V souladu s aktem EU o umělé inteligenci (nařízení (EU) 2024/1689) vás jasně informujeme, pokud s vámi přímo komunikuje systém umělé inteligence (například asistent integrovaný v produktu nebo chatbot) — v takovém případě vždy uvedeme, že komunikujete s umělou inteligencí, a veškerý obsah vytvořený umělou inteligencí je jako takový označen.

SMS používáme pro připomínky schůzek a potvrzení rezervací. Doručování SMS zajišťují: • Twilio (cloudový poskytovatel SMS, USA) • Aplikace Android SMS Gateway (přímé odesílání přes SIM kartu firemního telefonu) Transakční SMS (připomínky schůzek, potvrzení rezervací) jsou odesílány na základě smlouvy o poskytování služeb při rezervaci schůzky. Marketingové SMS vyžadují váš výslovný souhlas a kdykoli se lze odhlásit odpovědí STOP nebo prostřednictvím nastavení účtu.

Používáme soubory cookie a podobné technologie. Podrobné informace o souborech cookie, které používáme, naleznete v našich Zásadách souborů cookie. Implementujeme Google Consent Mode v2: analytické i reklamní úložiště je ve výchozím nastavení zakázáno. Analytické cookies se nastavují, pouze pokud povolíte Analytiku; marketingové cookies (měření konverzí Google Ads) pouze pokud povolíte Marketing.

Naše služby nejsou určeny osobám mladším 16 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje od dětí. Pokud zjistíme, že jsme shromáždili osobní údaje od dítěte mladšího 16 let, podnikneme kroky k jejich smazání.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. O podstatných změnách vás budeme informovat zveřejněním aktualizovaných zásad na našich webových stránkách a tam, kde je to možné, e-mailem. Doporučujeme tyto zásady pravidelně procházet. Datum 'Poslední aktualizace' v horní části označuje nejnovější revizi.

Pokud se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Úřad pro ochranu osobních údajů Slovenské republiky) Hranicna 12 820 07 Bratislava 27 Slovenská republika Webové stránky: https://www.dataprotection.gov.sk/ Email: statny.dozor@pdp.gov.sk Stížnost můžete také podat u dozorového úřadu ve své zemi bydliště.

V případě dotazů ohledně těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo k uplatnění vašich práv na ochranu údajů: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01, Slovenská republika Obecné dotazy: info@yappointment.com Fakturační dotazy: billing@yappointment.com