Rezerwacje online dla trenerów personalnych: koniec z umawianiem sesji przez wiadomości

Większość trenerów personalnych nie traci czasu na siłowni. Traci go na telefonie, między sesjami: „Możemy o 6 zamiast o 7?”, „Jutro nie dam rady, a w piątek?”, „Ile sesji mi jeszcze zostało?”. Każda wiadomość to minuta. Razem pochłaniają Twoje wieczory.

Jeśli nadal umawiasz każdą sesję przez WhatsApp, wiadomości na Instagramie albo telefon, ten tekst jest dla Ciebie. Nie dlatego, że pisanie wiadomości jest złe, ale dlatego, że istnieje prostszy sposób na tę część, która powtarza się co tydzień.

Gdzie naprawdę ucieka czas

Pomyśl o zwykłym tygodniu. Masz stałych klientów w stałych terminach, kilka osób, które trenują, kiedy mogą, i nowe zapytania wpadające o losowych porach. Prawie cała administracja mieści się w czterech grupach:

• Wymiana wiadomości w poszukiwaniu terminu. Proponujesz dwa terminy, klient odpisuje po trzech godzinach, a jeden z nich jest już zajęty.
• Przekładanie i odwoływanie. Komuś choruje dziecko, spotkanie się przeciąga, zmienia się pogoda. Każda zmiana to kolejna runda wiadomości i ręczna poprawka w kalendarzu.
• Liczenie sesji. Klienci kupują karnet na dziesięć sesji i ktoś musi pilnować, ile zostało. Zwykle robisz to Ty, w zeszycie albo w arkuszu.
• Niestawiennictwa i późne odwołania. Termin, który trzymasz wolny dla kogoś, pozostaje pusty, choć mógł trafić do kogoś innego.

Nic z tego nie jest treningiem. To koordynacja i większość z niej może działać bez Ciebie.

Co zmienia strona rezerwacji

Strona rezerwacji to prosty link, tylko Twój, który pokazuje terminy, jakie naprawdę masz wolne. Klienci sami wybierają termin o dowolnej porze dnia, a on trafia prosto do Twojego kalendarza. Oto, co to robi z czterema grupami powyżej.

Znalezienie terminu to jeden krok. Zamiast „kiedy masz czas?” wysyłasz swój link. Klient widzi prawdziwą dostępność i rezerwuje. Bez czekania na odpowiedzi, bez podwójnych rezerwacji, bo dwie osoby zgodziły się na ten sam termin.

Klienci sami przekładają i odwołują. Jeśli coś im wypadnie, mogą zmienić termin lub odwołać wizytę z poziomu potwierdzenia, w ramach ustalonych przez Ciebie zasad. Dostajesz powiadomienie, termin znów się zwalnia, a Ty nie musisz pisać ani słowa.

Stali klienci zachowują swój termin. Większość trenerów ma klientów, którzy przychodzą co wtorek i czwartek o 7. Rezerwacje cykliczne załatwiają dokładnie to: serię rezerwujesz raz i przestajesz co tydzień potwierdzać ten sam termin.

Karnety same się rozliczają. Możesz sprzedawać karnety: na przykład na dziesięć sesji, wykorzystywanych po jednej przy każdej rezerwacji. Przy każdej rezerwacji klienta z karnetu schodzi jedna sesja, a oboje widzicie, ile zostało. Koniec z „chyba zostały mi jeszcze dwie?”.

Przypomnienia wysyłają się same. Przypomnienie e-mailem lub SMS-em przed każdą sesją to jeden z najprostszych sposobów, by ograniczyć zapomniane wizyty. Ustawiasz je raz i działają przy każdej rezerwacji.

Puste terminy mogą się znów wypełnić. Dzięki liście oczekujących klienci, którzy chcieli zajętego terminu, mogą dostać propozycję, gdy ktoś odwoła, a termin nie zostaje po prostu pusty.

Zaliczka, jeśli jej potrzebujesz. Od nowych klientów lub w godzinach szczytu możesz pobierać zaliczkę przy rezerwacji, płatną online kartą. Sam decydujesz, gdzie to ma sens; wielu trenerów stosuje ją tylko przy pierwszej sesji.

„Moi klienci są przyzwyczajeni, że do mnie piszą”

Są, i to w porządku. Nie musisz przenosić wszystkich pierwszego dnia ani przestawać odpowiadać na wiadomości. Praktyczny sposób na start:

1. Najpierw wysyłaj link nowym zapytaniom. Osoby, które nie znają jeszcze Twoich zwyczajów, najchętniej po prostu zarezerwują online.
2. Umieść go tam, gdzie ludzie już Cię znajdują. W bio na Instagramie, w profilu Google, na stronie internetowej, w statusie na WhatsAppie.
3. Na pytanie „kiedy możemy potrenować?” odpowiadaj linkiem. „Oto moje wolne terminy, wybierz ten, który Ci pasuje” brzmi przyjaźnie, a nie chłodno.
4. Przenieś stałych klientów na rezerwacje cykliczne przy odnawianiu. Jedna rozmowa, a potem termin rezerwuje się sam.

Większość klientów się przekonuje, gdy zobaczy, że może zarezerwować o 23:00, nie mając poczucia, że Ci przeszkadza.

Konfiguracja bez straconego weekendu

Nie potrzebujesz strony internetowej ani umiejętności technicznych. Podstawowa konfiguracja dla trenera personalnego wygląda tak:

• Twoje usługi, na przykład 60-minutowa sesja, 30-minutowe krótkie spotkanie kontrolne, pierwsza konsultacja oceniająca, każda z własnym czasem trwania i ceną.
• Twoje godziny pracy, także dni, w które trenujesz na świeżym powietrzu lub w drugiej siłowni.
• Twoje zasady: jak blisko sesji klienci mogą jeszcze odwołać oraz czy nowi klienci wpłacają zaliczkę.
• Twoje karnety, jeśli sprzedajesz pakiety sesji.
• Przypomnienia e-mailem lub SMS-em.

To wszystko. Od tej chwili Twój link zajmuje się umawianiem, a telefon znów służy do prawdziwych rozmów.

Wypróbuj na własnym grafiku

W yAppointment dostajesz własną stronę rezerwacji bez prowizji od rezerwacji: 10 € za lokalizację miesięcznie, a pierwsze 14 dni jest za darmo, bez karty płatniczej. Jeśli wolisz nie konfigurować jej samodzielnie, odpowiedz na dowolny z naszych e-maili albo napisz do nas przez stronę, a my zbudujemy Twoje konto na podstawie Twoich usług i godzin.

Twoi klienci rezerwują. Ty trenujesz.