Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01 Republika Słowacka NIP: SK2121316725 IČO 53253914 (numer rejestrowy, Republika Słowacka) Email: info@yappointment.com

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych zgodnie z art. 6 i 9 RODO:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) – Świadczenie usług rezerwacji wizyt, zarządzanie kontem użytkownika, obsługa klienta
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) – Pliki cookie analityczne, marketingowe/reklamowe (pomiar konwersji Google Ads), powiadomienia SMS
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) – Doskonalenie usług, zapobieganie oszustwom, bezpieczeństwo platformy
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) – Ewidencja podatkowa, zgodność z przepisami, żądania organów ścigania
• Komunikacja marketingowa — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), w tym zimny kontakt między przedsiębiorstwami (B2B), lub na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), gdy zgoda jest prawnie wymagana (np. marketing wobec osób fizycznych/konsumentów). Zobacz sekcję 'Marketing i kontakt biznesowy' poniżej.

Cel: Marketing bezpośredni / kontakt biznesowy z potencjalnymi klientami biznesowymi (B2B), w tym zimne wiadomości e-mail wysyłane na opublikowane służbowe adresy kontaktowe. Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest promowanie naszego oprogramowania do rezerwacji wizyt (yAppointment) wśród firm, dla których jest ono istotne. Kategorie danych: służbowe dane kontaktowe (nazwa firmy, stanowisko / służbowy adres e-mail). Źródło danych: publicznie dostępne służbowe dane kontaktowe. Prawo do sprzeciwu: W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania na podstawie Art. 21 RODO. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwzględny — po wniesieniu sprzeciwu niezwłocznie zaprzestajemy przetwarzania Twoich danych w tym celu.

Zbieramy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne – Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, informacje profilowe
• Dane wizytowe – Szczegóły rezerwacji, historia usług, preferencje, anulowania
• Dane techniczne – Adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, system operacyjny
• Dane dotyczące użytkowania – Odwiedzone strony, używane funkcje, wzorce interakcji, czas trwania sesji
• Dane płatnicze – Zapisy transakcji przetwarzane przez Stripe (nie przechowujemy numerów kart)
• Dane komunikacyjne – Wiadomości SMS, korespondencja e-mail, powiadomienia w aplikacji

Udostępniamy Twoje dane osobowe następującym zaufanym dostawcom usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu: W odniesieniu do danych osobowych, które nasi klienci biznesowi przetwarzają w yAppointment, działamy jako ich podmiot przetwarzający na podstawie naszej Umowy powierzenia przetwarzania danych (https://yappointment.com/dpa). Gdy firma podłącza własne oprogramowanie do fakturowania (na przykład QuickBooks lub Xero), yAppointment przekazuje temu dostawcy dane faktur na polecenie firmy, a firma jest administratorem tych danych.

• Stripe, Inc. (USA) – Przetwarzanie płatności. Stripe posiada certyfikat PCI DSS Level 1. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy Stripe, ze Standardowymi Klauzulami Umownymi (SCC) jako dodatkowym zabezpieczeniem. Prywatność: https://stripe.com/privacy
• Twilio, Inc. (USA) – Powiadomienia SMS i komunikacja. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy Twilio, z SCC jako dodatkowym zabezpieczeniem. Prywatność: https://www.twilio.com/legal/privacy
• Mistral AI (Francja, UE) – Domyślny dostawca funkcji opartych na sztucznej inteligencji, takich jak inteligentne planowanie i generowanie tekstu. Mistral AI nie używa Twoich danych do trenowania swoich modeli. Prywatność: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Google LLC (USA) – Google Analytics 4 do anonimowych statystyk użytkowania strony oraz tagi konwersji/pomiaru Google Ads na yappointment.com. Aktywowany wyłącznie za Twoją zgodą. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy Google, z SCC jako dodatkowym zabezpieczeniem. Prywatność: https://policies.google.com/privacy
• Rackforest Zrt. (Węgry, UE) – Hosting serwerów i infrastruktura. Nasze serwery aplikacyjne znajdują się na Węgrzech (UE). Kontakt: info@rackforest.com
• Firebase Cloud Messaging (Google, USA) – Powiadomienia push dla aplikacji mobilnej. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy Google, z SCC jako dodatkowym zabezpieczeniem.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) – Hosting bazy danych we Frankfurcie, Niemcy (UE). Dane są przechowywane w UE; w zakresie, w jakim ma miejsce dostęp serwisowy z USA, jest on objęty EU-US Data Privacy Framework (DPF) oraz SCC. Prywatność: https://www.mongodb.com/legal/privacy/privacy-policy
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon S3) – Przechowywanie plików we Frankfurcie, Niemcy (UE). Dane są przechowywane w UE; w zakresie, w jakim ma miejsce dostęp serwisowy z USA, jest on objęty EU-US Data Privacy Framework (DPF) oraz SCC. Prywatność: https://aws.amazon.com/privacy/
• ASSIXO Kft. (Węgry, UE) – Hosting serwera pocztowego, który wysyła transakcyjne wiadomości e-mail platformy. Dane pozostają w UE.
• OpenAI, L.L.C. (USA) – Funkcje oparte na sztucznej inteligencji i wyszukiwanie w centrum pomocy. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy OpenAI, z SCC jako dodatkowym zabezpieczeniem. Jej warunki korzystania z API domyślnie wykluczają trenowanie na przekazanych danych. Prywatność: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google LLC – Gemini API (USA) – Funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy Google, z SCC jako dodatkowym zabezpieczeniem. Jej warunki korzystania z API domyślnie wykluczają trenowanie na przekazanych danych. Prywatność: https://policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlandia, UE) – Conversions API, do pomiaru skuteczności naszych własnych reklam. Gdy firma rejestruje się w yAppointment lub zleca konfigurację konta, nasz serwer wysyła do Meta jedno zdarzenie zawierające zahaszowany adres e-mail, adres IP oraz identyfikator przeglądarki (user agent). Identyfikatory plików cookie Meta są dołączane tylko wtedy, gdy zaakceptowałeś marketingowe pliki cookie na naszej stronie, a identyfikator kliknięcia reklamy tylko wtedy, gdy trafiłeś do nas z linku reklamy Meta. Bez Twojej zgody na marketingowe pliki cookie na naszej stronie do Meta nie jest wysyłane żadne zdarzenie. Przekazywanie danych do Meta Platforms, Inc. (USA) jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) firmy Meta, z SCC jako dodatkowym zabezpieczeniem. Prywatność: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Plus Five Five, Inc. – Resend (USA) – Doręczanie biznesowych wiadomości e-mail z propozycją współpracy, które wysyłamy do potencjalnych klientów biznesowych (adres e-mail odbiorcy, treść wiadomości oraz zdarzenia doręczenia, otwarcia i kliknięcia). Dane wiadomości są przechowywane w USA. Przekazywanie danych jest objęte certyfikacją EU-US Data Privacy Framework (DPF) oraz Standardowymi Klauzulami Umownymi zawartymi w umowie powierzenia przetwarzania danych firmy Resend. Prywatność: https://resend.com/legal/privacy-policy
• Bouncer Sp. z o.o. (Polska, UE) – Weryfikacja, czy firmowy adres e-mail istnieje, zanim wyślemy wiadomość z propozycją współpracy. Przetwarzany jest wyłącznie adres e-mail; jest on przechowywany w UE (Frankfurt, Niemcy) i usuwany po 60 dniach. Prywatność: https://www.usebouncer.com/privacy-policy/

Jeśli Twoja firma zarejestrowała się za pośrednictwem partnera yAppointment lub przez link polecający innego klienta yAppointment, przekazujemy temu polecającemu ograniczone dane o Twojej firmie, aby mógł zweryfikować swoją prowizję lub nagrodę. Partner polecający widzi nazwę Twojej firmy, kraj, datę rejestracji, status subskrypcji, plan, datę pierwszej płatności oraz pozycje prowizji naliczone od Twoich płatności (kwoty netto bez VAT i prowizję). Klient polecający widzi nazwę Twojej firmy i datę rejestracji. Polecający nigdy nie otrzymują danych kontaktowych, faktur, rezerwacji, danych Twoich klientów ani dostępu do Twojego konta. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nasz prawnie uzasadniony interes oraz interes polecającego w przejrzystym programie poleceń. Polecający jest niezależnym odbiorcą, a nie naszym podmiotem przetwarzającym. W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw pod adresem info@yappointment.com; polecający zobaczy wtedy zanonimizowany identyfikator zamiast nazwy Twojej firmy. Dane samych naszych partnerów przetwarzamy zgodnie z odrębną Informacją o prywatności dla partnerów, dostępną pod adresem https://partner.yappointment.com/legal/privacy.

Niektórzy nasi dostawcy usług znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) lub mogą uzyskiwać stamtąd dostęp do danych. Przy przekazywaniu danych osobowych poza EOG opieramy się na: • Certyfikacji EU-US Data Privacy Framework (DPF) w przypadku przekazywania danych do certyfikowanych dostawców z USA (Google, Stripe, Twilio, OpenAI, Resend oraz, w stosownych przypadkach, Meta) • Standardowych Klauzulach Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską jako dodatkowym zabezpieczeniu • W przypadku dostawców z hostingiem w UE, których dział wsparcia może uzyskiwać dostęp do danych z USA (MongoDB, Amazon Web Services): dane są przechowywane w UE, a każdy taki dostęp jest objęty certyfikacją DPF i SCC • Decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, tam gdzie są dostępne • Dodatkowych środkach bezpieczeństwa, w tym szyfrowaniu podczas przesyłania oraz szyfrowaniu danych w spoczynku zapewnianym przez dostawcę infrastruktury Możesz zażądać więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach (certyfikacja DPF lub SCC), kontaktując się z nami pod adresem info@yappointment.com.

Przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów opisanych w niniejszej polityce:

• Dane dotyczące wizyt i rezerwacji – 3 lata od ostatniej wizyty
• Dokumentacja fakturowania i rozliczeń – 7 lat (obowiązek prawny do celów podatkowych)
• Dane analityczne (GA4) – 14 miesięcy (maksymalny okres przechowywania przez Google z anonimizacją)
• Dane konta użytkownika – Do momentu złożenia wniosku o usunięcie + 30-dniowy okres karencji
• Rejestry e-maili i SMS-ów – przechowywane do czasu usunięcia konta firmowego (rejestry dostarczania powiadomień: 90 dni)
• Dzienniki serwera, dostępu i żądań (adres IP, typ przeglądarki i wykonane żądania) – maksymalnie 14 dni
• Zapisy zgody na pliki cookie – 1 rok (następnie wymagana ponowna zgoda)

Na podstawie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15) – Żądanie kopii przetwarzanych przez nas danych osobowych
• Prawo do sprostowania (art. 16) – Poprawianie niedokładnych lub niekompletnych danych osobowych
• Prawo do usunięcia danych (art. 17) – Żądanie usunięcia danych osobowych ('prawo do bycia zapomnianym')
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) – Żądanie ograniczonego przetwarzania Twoich danych
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20) – Otrzymanie Twoich danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie
• Prawo do sprzeciwu (art. 21) – Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• Prawa dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji (art. 22) – Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które mogłyby mieć na Ciebie istotny wpływ

Nasza platforma korzysta z usług dostawców sztucznej inteligencji, aby oferować opcjonalne inteligentne funkcje, takie jak: • Inteligentne sugestie planowania • Automatyczne generowanie tekstu dla komunikacji biznesowej • Analiza danych i wgląd w raporty • Wyszukiwanie w centrum pomocy Mistral AI, francuska firma działająca w Unii Europejskiej, jest naszym domyślnym dostawcą SI. Mistral AI nie wykorzystuje Twoich danych osobowych do trenowania ani doskonalenia swoich modeli AI. Niektóre funkcje mogą również korzystać z OpenAI, L.L.C. lub Google Gemini API (Google LLC), obu z siedzibą w USA. Przekazywanie danych do nich jest objęte EU-US Data Privacy Framework (DPF), ze Standardowymi Klauzulami Umownymi (SCC) jako dodatkowym zabezpieczeniem, a ich warunki korzystania z API domyślnie wykluczają trenowanie na przekazanych danych. Wszystkie funkcje SI są opcjonalne i możesz zdecydować, że nie będziesz z nich korzystać. Zgodnie z aktem UE w sprawie sztucznej inteligencji (rozporządzenie (UE) 2024/1689), w przypadku gdy system SI wchodzi w bezpośrednią interakcję z Tobą (na przykład asystent zintegrowany z produktem lub chatbot), wyraźnie informujemy, że wchodzisz w interakcję ze sztuczną inteligencją, a wszelkie treści wygenerowane przez SI są oznaczane jako takie.

Używamy SMS-ów do przypomnień o wizytach i potwierdzeń rezerwacji. Dostarczanie SMS-ów odbywa się przez: • Twilio (dostawca SMS w chmurze, USA) • Android SMS Gateway App (bezpośrednie wysyłanie przez kartę SIM telefonu służbowego) SMS-y transakcyjne (przypomnienia o wizytach, potwierdzenia rezerwacji) są wysyłane na podstawie umowy o świadczenie usług w momencie dokonania rezerwacji. Marketing SMS wymaga Twojej wyraźnej zgody, a możesz zrezygnować w dowolnym momencie, odpowiadając STOP lub poprzez ustawienia konta.

Używamy plików cookie i podobnych technologii. Szczegółowe informacje o używanych przez nas plikach cookie znajdziesz w naszej Polityce plików cookie. Wdrażamy Google Consent Mode v2: analityczne i reklamowe przechowywanie jest domyślnie odrzucone. Analityczne pliki cookie są ustawiane tylko jeśli zezwolisz na Analitykę; marketingowe (pomiar konwersji Google Ads) tylko jeśli zezwolisz na Marketing.

Nasze usługi nie są skierowane do osób poniżej 16 roku życia. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych od dzieci. Jeśli dowiemy się, że zebraliśmy dane osobowe od dziecka poniżej 16 roku życia, podejmiemy kroki w celu usunięcia tych informacji.

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię, publikując zaktualizowaną politykę na naszej stronie internetowej i, jeśli to możliwe, pocztą elektroniczną. Zalecamy regularne przeglądanie niniejszej polityki. Data 'Ostatniej aktualizacji' u góry strony wskazuje najnowszą wersję.

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo złożyć skargę do: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej) Hranicna 12 820 07 Bratislava 27 Republika Słowacka Strona internetowa: https://www.dataprotection.gov.sk/ Email: statny.dozor@pdp.gov.sk Możesz również złożyć skargę do organu nadzorczego w swoim kraju zamieszkania.

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub w celu skorzystania z praw ochrony danych: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01, Republika Słowacka Zapytania ogólne: info@yappointment.com Zapytania dotyczące rozliczeń: billing@yappointment.com