Når du ikke bør innføre nettbasert timebestilling

Det meste som skrives om timeplanlegging, tar utgangspunkt i det samme: at bestilling per telefon er en belastning, og at det å flytte den på nett løser problemet. Det stemmer ofte nok til at det nesten er blitt en egen sjanger. Men det stemmer ikke overalt, og å late som noe annet er en bjørnetjeneste for bedrifter som ikke passer inn i mønsteret. Her er fem situasjoner der nettbasert timebestilling er feil løsning — ikke fordi det ikke fungerer, men fordi det ikke passer.

1. Du håndterer et fåtall avtaler i uken, fra hukommelsen.

Hvis en bedrift bestiller noen få avtaler i uken og klarer å holde hele uken i hodet, legger et bestillingssystem til et ekstra vedlikeholdslag — innstillinger, tilgjengelighetsregler, varsler som må sjekkes — som koster mer tid enn det sparer. Selve kalenderen blir noe som må vedlikeholdes.

2. Kundene dine er faste kunder som allerede ringer.

Noen bedrifter lever av en liten, stabil base av langvarige kunder som er vant til å ringe. For dem er telefonsamtalen ikke friksjon — den er relasjonen. Å erstatte den med et bestillingsskjema gjør det ikke mer praktisk; det fjerner det ene kontaktpunktet som gjorde forholdet personlig.

3. Selve avtalen avhenger av en samtale.

Hvis det kunden trenger — hvor lang timen skal være, hvilken type behandling — først blir klart etter en samtale, er en ferdig liste med tidspunkter misvisende. Den lover en grad av sikkerhet som interaksjonen faktisk ikke har, og resultatet blir ofte en dårligere opplevelse enn å ta telefonen.

4. Du er nettopp i gang, og tjenestene dine er ikke definert ennå.

Et bestillingssystem trenger noe å bestille: en liste over tjenester, varigheter og priser. Hvis den listen ikke finnes ennå, blir rekkefølgen feil om du bygger systemet først. Definer hva du tilbyr før du bygger måten folk skal etterspørre det på.

5. Flaskehalsen din er ikke kalenderen.

Hvis problemet ikke er at det er vanskelig å få en avtale — men at for få spør etter en — løser et bestillingssystem et problem du ikke har. Det er verdt å si rett ut: dette er trolig den vanligste feilpasningen av alle.

Ingenting av dette betyr at nettbasert timebestilling aldri gir mening — bare at det ikke er automatisk riktig, og at det ikke er noen grunn til å innføre et system for å løse et problem som ikke finnes. Hvis flere av disse punktene beskriver bedriften din, er det riktige nå rett og slett å ikke gjøre noe. Det er et legitimt utfall, ikke et midlertidig.