Personvernerklæring

Den behandlingsansvarlige for dine personopplysninger er: LohiSoft s.r.o. Komenského 317/135 Štúrovo, 943 01 Den slovakiske republikk Skatte-ID: SK2121316725 IČO 53253914 (organisasjonsnummer, Slovakia) E-post: info@yappointment.com

Vi behandler dine personopplysninger for følgende formål og på følgende rettslige grunnlag i henhold til personvernforordningens (GDPR) artikkel 6 og 9:

• Oppfyllelse av avtale (Art. 6(1)(b)) – Levering av tjenester for timebestilling, administrasjon av brukerkontoer, kundestøtte
• Samtykke (Art. 6(1)(a)) – Analytiske informasjonskapsler, markedsførings-/annonseinformasjonskapsler (Google Ads-konverteringsmåling), SMS-varsler
• Berettiget interesse (Art. 6(1)(f)) – Tjenesteforbedring, svindelforebygging, plattformsikkerhet
• Rettslig forpliktelse (Art. 6(1)(c)) – Skatteregnskaper, regelverksetterlevelse, henvendelser fra rettshåndhevelse
• Markedsføringskommunikasjon — på grunnlag av vår berettigede interesse (Art. 6(1)(f) GDPR), inkludert kalde B2B-henvendelser, eller på grunnlag av ditt samtykke (Art. 6(1)(a) GDPR) der samtykke er lovpålagt (f.eks. markedsføring til privatpersoner/forbrukere). Se avsnittet 'Markedsføring og forretningshenvendelser' nedenfor.

Formål: Direkte markedsføring / forretningshenvendelser til potensielle bedriftskunder (B2B), inkludert kald e-post sendt til publiserte forretningskontaktadresser. Rettslig grunnlag: Art. 6(1)(f) GDPR — berettiget interesse. Vår berettigede interesse er å markedsføre vår timebestillingsprogramvare (yAppointment) overfor bedrifter som den er relevant for. Datakategorier: forretningskontaktopplysninger (firmanavn, stilling, forretnings-e-postadresse). Datakilde: offentlig tilgjengelige forretningskontaktopplysninger. Din rett til å protestere: Du kan når som helst protestere mot denne behandlingen i henhold til Art. 21 GDPR. Protest mot direkte markedsføring er absolutt — etter din protest slutter vi umiddelbart å behandle opplysningene dine for dette formålet.

Vi samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger:

• Identitetsopplysninger – Navn, e-postadresse, telefonnummer, profilinformasjon
• Timebestillingsdata – Bestillingsdetaljer, tjenestehistorikk, preferanser, avbestillinger
• Tekniske data – IP-adresse, nettlesertype, enhetsinformasjon, operativsystem
• Bruksdata – Besøkte sider, brukte funksjoner, interaksjonsmønstre, øktvarighet
• Betalingsdata – Transaksjonsregistre behandlet via Stripe (vi lagrer ikke kortnumre)
• Kommunikasjonsdata – SMS-meldinger, e-postkorrespondanse, varsler i appen

Vi deler dine personopplysninger med følgende betrodde tjenesteleverandører som behandler data på våre vegne: For personopplysningene som våre bedriftskunder behandler i yAppointment, er vi deres databehandler i henhold til vår databehandleravtale (https://yappointment.com/dpa). Når en bedrift kobler til sin egen faktureringsprogramvare (for eksempel QuickBooks eller Xero), sender yAppointment fakturadataene til den leverandøren etter bedriftens instruks, og bedriften er behandlingsansvarlig for disse dataene.

• Stripe, Inc. (USA) – Betalingsbehandling. Stripe er PCI DSS Level 1-sertifisert. Dataoverføringer er dekket av Stripes sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med standardkontraktklausuler (SCC) som et supplerende vern. Personvern: https://stripe.com/privacy
• Twilio, Inc. (USA) – SMS-varsler og kommunikasjon. Dataoverføringer er dekket av Twilios sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med SCC som et supplerende vern. Personvern: https://www.twilio.com/legal/privacy
• Mistral AI (Frankrike, EU) – Standardleverandør av KI-drevne funksjoner som smart planlegging og tekstgenerering. Mistral AI bruker ikke dine data til å trene sine modeller. Personvern: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Google LLC (USA) – Google Analytics 4 for anonym statistikk om nettstedbruk og Google Ads-konverterings-/målingskoder på yappointment.com. Aktiveres kun med ditt samtykke. Dataoverføringer er dekket av Googles sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med SCC som et supplerende vern. Personvern: https://policies.google.com/privacy
• Rackforest Zrt. (Ungarn, EU) – Serverhosting og infrastruktur. Våre applikasjonsservere er plassert i Ungarn (EU). Kontakt: info@rackforest.com
• Firebase Cloud Messaging (Google, USA) – Push-varsler for mobilapp. Dataoverføringer er dekket av Googles sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med SCC som et supplerende vern.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) – Databasehosting i Frankfurt, Tyskland (EU). Dataene lagres i EU; der det forekommer støttetilgang fra USA, er den dekket av EU-US Data Privacy Framework (DPF) og SCC. Personvern: https://www.mongodb.com/legal/privacy/privacy-policy
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon S3) – Fillagring i Frankfurt, Tyskland (EU). Dataene lagres i EU; der det forekommer støttetilgang fra USA, er den dekket av EU-US Data Privacy Framework (DPF) og SCC. Personvern: https://aws.amazon.com/privacy/
• ASSIXO Kft. (Ungarn, EU) – Hosting av e-postserveren som sender plattformens transaksjonelle e-post. Data forblir innenfor EU.
• OpenAI, L.L.C. (USA) – KI-funksjoner og søk i brukerstøttesenteret. Dataoverføringer er dekket av OpenAIs sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med SCC som et supplerende vern. API-vilkårene utelukker som standard trening på innsendte data. Personvern: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google LLC – Gemini API (USA) – KI-funksjoner. Dataoverføringer er dekket av Googles sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med SCC som et supplerende vern. API-vilkårene utelukker som standard trening på innsendte data. Personvern: https://policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland, EU) – Conversions API, for måling av vår egen annonsering. Når en bedrift registrerer seg hos yAppointment eller ber om oppsett av en konto, sender serveren vår én hendelse til Meta med den hashede e-postadressen, IP-adressen og nettleserens user agent. Metas informasjonskapsel-identifikatorer sendes bare med hvis du har godtatt markedsføringskapsler på nettstedet vårt, og annonseklikk-identifikatoren bare hvis du kom via en Meta-annonselenke. Uten ditt samtykke til markedsføringskapsler på nettstedet vårt sendes det ingen hendelse til Meta i det hele tatt. Overføringer til Meta Platforms, Inc. (USA) er dekket av Metas sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF), med SCC som et supplerende vern. Personvern: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Plus Five Five, Inc. – Resend (USA) – Levering av den oppsøkende forretnings-e-posten vi sender til potensielle bedriftskunder (mottakerens e-postadresse, meldingsinnhold samt leverings-, åpnings- og klikkhendelser). Meldingsdata lagres i USA. Dataoverføringer er dekket av sertifiseringen under EU-US Data Privacy Framework (DPF) og av standardkontraktklausulene i Resends databehandleravtale. Personvern: https://resend.com/legal/privacy-policy
• Bouncer Sp. z o.o. (Polen, EU) – Kontroll av at en bedrifts-e-postadresse finnes før vi sender oppsøkende henvendelser. Bare e-postadressen behandles; den lagres i EU (Frankfurt, Tyskland) og slettes etter 60 dager. Personvern: https://www.usebouncer.com/privacy-policy/

Hvis virksomheten din registrerte seg via en yAppointment-partner eller via henvisningslenken til en annen yAppointment-kunde, utleverer vi begrensede opplysninger om virksomheten din til denne henviseren, slik at den kan kontrollere provisjonen eller belønningen sin. En henvisende partner ser firmanavnet ditt, land, registreringsdato, abonnementsstatus, plan, dato for første betaling og provisjonspostene som er beregnet ut fra betalingene dine (nettobeløp eksklusive mva. og provisjonen). En henvisende kunde ser firmanavnet ditt og registreringsdatoen. Henvisere får aldri kontaktopplysninger, fakturaer, bookinger, kundenes opplysninger eller tilgang til kontoen din. Rettslig grunnlag: art. 6(1)(f) i personvernforordningen (GDPR), vår og henviserens berettigede interesse i et åpent henvisningsprogram. Henviseren er en selvstendig mottaker, ikke vår databehandler. Du kan når som helst protestere via info@yappointment.com; henviseren ser da en anonymisert referanse i stedet for firmanavnet ditt. Opplysninger om partnerne våre selv behandles etter den separate personvernerklæringen for partnere på https://partner.yappointment.com/legal/privacy.

Noen av våre tjenesteleverandører befinner seg utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS) eller kan få tilgang til data derfra. Ved overføring av personopplysninger utenfor EØS baserer vi oss på: • Sertifisering under EU-US Data Privacy Framework (DPF) for overføringer til sertifiserte amerikanske leverandører (Google, Stripe, Twilio, OpenAI, Resend og, der det er aktuelt, Meta) • Standardkontraktklausuler (SCC) godkjent av EU-kommisjonen som et supplerende vern • For leverandører med hosting i EU der brukerstøtten kan få tilgang til data fra USA (MongoDB, Amazon Web Services): dataene lagres i EU, og slik tilgang er dekket av DPF-sertifisering og SCC • Tilstrekkelighetsbeslutninger der disse foreligger • Supplerende sikkerhetstiltak, inkludert kryptering under overføring og kryptering av lagrede data levert av infrastrukturleverandøren Du kan be om mer informasjon om gjeldende vern (DPF-sertifisering eller SCC) ved å kontakte oss på info@yappointment.com.

Vi lagrer dine personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for de formål som er beskrevet i denne erklæringen:

• Time- og bestillingsdata – 3 år fra siste time
• Fakturerings- og regnskapsregistre – 7 år (rettslig forpliktelse for skatteformål)
• Analysedata (GA4) – 14 måneder (Googles maksimale lagringstid med anonymisering)
• Brukerkontodata – Frem til slettingsanmodning + 30 dagers karensperiode
• E-post- og SMS-meldingsposter – lagres til bedriftskontoen slettes (leveringsposter for varsler: 90 dager)
• Server-, tilgangs- og forespørselslogger (IP-adresse, nettlesertype og forespørslene som er gjort) – høyst 14 dager
• Samtykkeregistre for informasjonskapsler – 1 år (deretter kreves nytt samtykke)

I henhold til personvernforordningen (GDPR) har du følgende rettigheter:

• Rett til innsyn (Art. 15) – Be om en kopi av personopplysningene vi behandler om deg
• Rett til retting (Art. 16) – Korriger unøyaktige eller ufullstendige personopplysninger
• Rett til sletting (Art. 17) – Be om sletting av dine personopplysninger ('retten til å bli glemt')
• Rett til begrensning (Art. 18) – Be om begrenset behandling av dine data
• Rett til dataportabilitet (Art. 20) – Motta dine data i et strukturert, maskinlesbart format
• Rett til å protestere (Art. 21) – Protester mot behandling basert på berettiget interesse
• Rettigheter knyttet til automatisert beslutningstaking (Art. 22) – Vi treffer ikke utelukkende automatiserte beslutninger som i vesentlig grad påvirker deg

Vår plattform bruker KI-leverandører for å tilby valgfrie intelligente funksjoner som: • Smarte planleggingsforslag • Automatisert tekstgenerering for forretningskommunikasjon • Dataanalyse og rapporteringsverktøy • Søk i brukerstøttesenteret Mistral AI, et fransk selskap som opererer innenfor Den europeiske union, er vår standard KI-leverandør. Mistral AI bruker ikke dine personopplysninger til å trene eller forbedre sine KI-modeller. Enkelte funksjoner kan også bruke OpenAI, L.L.C. eller Google Gemini API (Google LLC), begge i USA. Overføringer til dem er dekket av EU-US Data Privacy Framework (DPF), med standardkontraktklausuler (SCC) som et supplerende vern, og API-vilkårene deres utelukker som standard trening på innsendte data. Alle KI-funksjoner er valgfrie, og du kan velge å ikke bruke dem. I samsvar med EUs forordning om kunstig intelligens (forordning (EU) 2024/1689) gjør vi, når et KI-system samhandler direkte med deg (for eksempel en assistent i produktet eller en chatbot), det klart at du samhandler med kunstig intelligens, og alt KI-generert innhold merkes som sådan.

Vi bruker SMS for timepåminnelser og bestillingsbekreftelser. SMS-levering håndteres via: • Twilio (skybasert SMS-leverandør, USA) • Android SMS Gateway App (direkte SIM-basert sending fra forretningstelefon) Transaksjons-SMS (timepåminnelser, bestillingsbekreftelser) sendes basert på tjenesteavtalen når du bestiller en time. Markedsførings-SMS krever ditt uttrykkelige samtykke, og du kan melde deg av når som helst ved å svare STOPP eller via dine kontoinnstillinger.

Vi bruker informasjonskapsler og lignende teknologier. For detaljert informasjon om informasjonskapslene vi bruker, se vår retningslinje for informasjonskapsler. Vi implementerer Google Consent Mode v2, som som standard avslår analytisk og annonselagring. Analytiske informasjonskapsler settes bare hvis du tillater Analyse; markedsføringsinformasjonskapsler (Google Ads-konverteringsmåling) bare hvis du tillater Markedsføring.

Våre tjenester er ikke rettet mot personer under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn. Dersom vi blir klar over at vi har samlet inn personopplysninger fra et barn under 16 år, vil vi ta skritt for å slette denne informasjonen.

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Vi vil varsle deg om vesentlige endringer ved å publisere den oppdaterte erklæringen på nettstedet vårt og, der det er mulig, via e-post. Vi anbefaler at du gjennomgår denne erklæringen med jevne mellomrom. Datoen 'Sist oppdatert' øverst angir den seneste revisjonen.

Dersom du mener at vår behandling av dine personopplysninger er i strid med personvernforordningen (GDPR), har du rett til å klage til: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Kontoret for beskyttelse av personopplysninger i Den slovakiske republikk) Hranicna 12 820 07 Bratislava 27 Den slovakiske republikk Nettsted: https://www.dataprotection.gov.sk/ E-post: statny.dozor@pdp.gov.sk Du kan også klage til tilsynsmyndigheten i ditt bostedsland. I Norge er dette Datatilsynet (datatilsynet.no).

For spørsmål om denne personvernerklæringen eller for å utøve dine personvernrettigheter: LohiSoft s.r.o. Komenského 317/135 Štúrovo, 943 01, Den slovakiske republikk Generelle henvendelser: info@yappointment.com Faktureringshenvendelser: billing@yappointment.com