Milloin online-ajanvarausta ei kannata ottaa käyttöön

Suurin osa ajanvarauksesta kirjoitetusta tekstistä lähtee samasta oletuksesta: puhelimitse varaaminen on rasite, ja sen siirtäminen verkkoon ratkaisee ongelman. Tämä pitää paikkansa niin usein, että siitä on tullut oma genrensä. Mutta se ei pidä paikkaansa kaikkialla, ja päinvastaisen väittäminen tekee karhunpalveluksen yrityksille, jotka eivät sovi tähän kaavaan. Tässä on viisi tilannetta, joissa online-ajanvaraus on väärä ratkaisu — ei siksi, ettei se toimisi, vaan siksi, ettei se sovi.

1. Hoidat viikossa vain muutaman ajanvarauksen, muistinvaraisesti.

Jos yritys varaa viikossa vain muutaman ajan ja pystyy pitämään koko viikon ohjelman päässään, varausjärjestelmä lisää vain ylläpitotyötä — asetuksia, saatavuussääntöjä, ilmoituksia, joita pitää seurata — ja se vie enemmän aikaa kuin säästää. Kalenterista itsestään tulee jotain, jota täytyy ylläpitää.

2. Asiakkaasi ovat vakioasiakkaita, jotka jo soittavat.

Jotkut yritykset toimivat pienen, vakaan ja pitkäaikaisen asiakaskunnan varassa, joka on tottunut soittamaan. Heille puhelinsoitto ei ole kitkaa — se on itse asiakassuhde. Sen korvaaminen varauslomakkeella ei lisää mukavuutta; se poistaa sen ainoan kontaktihetken, joka teki suhteesta henkilökohtaisen.

3. Itse ajanvaraus riippuu keskustelusta.

Jos se, mitä asiakas tarvitsee — käyntiajan pituus, hoidon tyyppi — selviää vasta keskustelun jälkeen, valmiiksi määritelty aikataulu on harhaanjohtava. Se lupaa varmuutta, jota vuorovaikutuksessa ei todellisuudessa ole, ja lopputulos on usein huonompi kokemus kuin puhelimeen tarttuminen.

4. Olet vasta aloittamassa, eivätkä palvelusi ole vielä määriteltyjä.

Varausjärjestelmä tarvitsee jotain varattavaa: listan palveluista, kestoista ja hinnoista. Jos tätä listaa ei vielä ole, järjestelmän rakentaminen ensin laittaa asiat väärään järjestykseen. Määritä ensin, mitä tarjoat, ja rakenna vasta sitten tapa, jolla ihmiset sitä pyytävät.

5. Pullonkaulasi ei ole kalenteri.

Jos ongelma ei ole se, että ajan saaminen on vaikeaa — vaan se, että liian harva edes pyytää aikaa —, varausjärjestelmä ratkaisee ongelman, jota sinulla ei ole. Se kannattaa sanoa suoraan: tämä on luultavasti kaikkein yleisin näistä yhteensopimattomuuksista.

Mikään tästä ei tarkoita, etteikö online-ajanvaraus voisi koskaan olla järkevä ratkaisu — ainoastaan sitä, ettei se ole itsestäänselvyys, eikä ole syytä lisätä järjestelmää ratkaisemaan ongelmaa, jota ei ole olemassa. Jos useampi näistä kuvaa yritystäsi, oikea ratkaisu juuri nyt on yksinkertaisesti olla tekemättä mitään. Se on pätevä lopputulos, ei väliaikainen tila.