Ensimmäiset 30 päivää verkkoajanvarauksen kanssa — mitä oikeasti kannattaa odottaa

Otit verkkoajanvarauksen käyttöön. Painike on verkkosivullasi, kalenteri toimii, ja olet kertonut siitä vakiasiakkaillesi. Mitä nyt tapahtuu?

Jos vastauksesi on "kaikki muuttuu yhdessä yössä", odotuksia kannattaa tarkistaa. Ensimmäisten viikkojen aikana pettymys on lähes varma — ei siksi, että järjestelmä olisi huono, vaan siksi, että mittaat väärää asiaa väärään aikaan. Käydään läpi, mitä ensimmäisen kuukauden aikana kannattaa oikeasti odottaa, jotta lähdet liikkeelle valmistautuneena etkä päädy turhautuneena.

Ensimmäisten kahden viikon aikana verkossa varaa tuskin kukaan — eikä se ole epäonnistuminen

Vakiasiakkaasi soittavat tottumuksesta. He ovat varanneet aikoja puhelimitse vuosia, eikä se tapa muutu viikossa, vaikka verkkovaraus olisikin heille aidosti kätevämpi. Ihmisten käyttäytyminen vaihtaa kanavaa hitaammin kuin verkkosivu päivittyy.

Jos katsot kymmenen päivän kohdalla, kuinka moni on varannut verkossa, katsot väärää lukua. Tässä vaiheessa ei ole kyse siitä, kuinka moni on jo siirtynyt, vaan siitä, onko vaihtoehto ylipäätään olemassa silloin, kun joku tarvitsee sitä ensimmäistä kertaa.

Nykyiset asiakkaasi eivät vaihda kanavaa — eikä heidän tarvitsekaan

Tämä on tärkein ajattelutavan muutos alkuun lähtiessä: verkkoajanvaraus ei ala siitä, että se vetäisi nykyisen asiakaskuntasi toiselle kanavalle. Sen sijaan se tavoittaa sen, mikä ennen katosi huomaamatta — kello kymmeneltä illalla sivuja selaavan, joka ei soita kenellekään sillä hetkellä; viikonlopun haun, kun puhelimesi on hiljaa; ihmisen, joka ei yksinkertaisesti pidä puhelimessa soittamisesta ja selaa mieluummin eteenpäin kuin valitsee numeron.

Vakiasiakkaasi voivat jatkaa puhelimitse varaamista aivan hyvin. Tämä ei ole puolinainen ratkaisu eikä väliaikainen tila — se on normaali lopputulos. Kaksi kanavaa toimii rinnakkain, ja kumpikin palvelee sitä asiakasta, jolle se on mukavampi.

Pullonkaula on tiimisi, ei asiakkaasi

Tämä on yleisin syy siihen, miksi käyttöönotto lopulta jumittuu, ja se kannattaa sanoa suoraan: sillä hetkellä, kun joku tiimin jäsen kirjaa ajan edelleen paperikalenteriin, "koska se on nopeampaa", sinulla on kaksi järjestelmää käytössä yhtä aikaa. Kun kaksi järjestelmää toimii rinnakkain, kumpaankaan ei voi luottaa — molemmat pitää tarkistaa, ennen kuin kukaan voi sanoa varmasti, mikä aika on vapaa.

Tämä ei ole tekninen ongelma. Työkalu ei ole se, joka pettää — tapa sen ympärillä ei vain ole muuttunut mukana. Ensimmäisestä päivästä lähtien tarvitaan yksi sääntö, jota kaikki noudattavat poikkeuksetta: jokainen aika kirjataan yhteen paikkaan. Kun tämä toimii, järjestelmä on luotettava — jos ei, ei ole väliä, kuinka hyvä ohjelmisto on.

Älä ota kaikkea käyttöön ensimmäisellä viikolla

Toinen yleinen virhe tulee vastakkaisesta suunnasta: liian monen asian käyttöönotto kerralla. Kaikki palvelut, kaikki muistutussäännöt, jokainen pieni asetus päälle ensimmäisenä päivänä — ja lopputulos on järjestelmä, johon kukaan ei enää sen jälkeen uskalla koskea, koska se vaikuttaa liian monimutkaiselta.

Aloita yhdestä palvelusta, yhdestä kalenterista, yhdestä henkilöstä — ja laajenna vasta sitten, kun tunnet olosi varmemmaksi. Tähän on käytännön syy, joka toimii erityisen hyvin juuri yAppointmentin kanssa: kaikki moduulit sisältyvät peruspakettiin, ja käyttöönoton ohjattu apuri piilottaa ne, joita et vielä käytä — ne ovat yhden klikkauksen päässä, kun olet valmis niihin. Sinun ei tarvitse päättää tänään, mitä tarvitset puolen vuoden päästä — riittää, että aloitat siitä, mitä tarvitset juuri nyt.

Mitä katsoa 30. päivänä — ja mitä ei

Älä katso varausten määrää. Se luku on ensimmäisen kuukauden aikana harhaanjohtava, koska se mittaa kaikkein hitaimmin muuttuvaa asiaa: tottumusta.

Katso sen sijaan kolmea asiaa:

• Onko yhteydenottoja tullut aukioloaikojen ulkopuolella — hetkellä, jolloin et olisi aiemmin voinut vastata?
• Kuinka monta kertaa sinun ei ole tarvinnut vastata puhelimeen, koska asiakas varasi itse juuri sen, mitä halusi?
• Onko kalenterissasi aika, joka olisi ilman tätä kanavaa yksinkertaisesti jäänyt syntymättä?

Nämä kertovat, tapahtuiko jotain todellista — ei varausten kokonaismäärä.

Jos 30 päivän jälkeen vaikuttaa yhä siltä, ettei kukaan käytä sitä, se on tietoa, ei epäonnistuminen. Joko se ei todella sovi siihen, miten yrityksesi toimii tällä hetkellä — asiasta on kirjoitettu erikseen aiemminkin — tai käyttöönotosta tuli liian monimutkainen ja sitä kannattaa yksinkertaistaa. Molemmat ovat korjattavissa. Mutta vain, jos oikeasti katsot.