"Ajanvarauksella tai ilman" — miten molemmat asiakastyypit mahtuvat samaan kalenteriin

Monen kampaamon, parturin ja pienen verstaan ovella on lause, jonka ohi on helppo vilkaista: otamme vastaan sekä ajanvarauksella että ilman. Se, joka tuon lauseen kirjoittaa, ei ole unohtanut päättää. Päinvastoin: hän on päättänyt pitää oven auki myös sille, joka sattuu kulkemaan ohi.

Suuri osa ajanvarausjärjestelmistä kirjoitetusta kohtelee silti ilman ajanvarausta saapuvaa asiakasta häiriönä: jotakin, joka pitää poistaa käytöstä heti, kun verkkoajanvaraus otetaan käyttöön. Se, joka pitää oven auki, tietää miksi: myös ilman ajanvarausta tuleva on asiakas — ja hänestä voi tulla kanta-asiakas.

Kysymys ei siis ole siitä, miten kaikki saadaan siirrettyä verkkoajanvaraukseen. Kysymys on, miten molemmat mahtuvat samaan päivään.

Asiakkaat eivät ole se, mikä törmää

Jos päivä on jaettu kiinteisiin, tunnin mittaisiin lohkoihin, kaksikymmentäminuuttinen työ vie silti kokonaisen tunnin. Ei siksi, että se kestäisi niin kauan, vaan koska järjestelmällä ei ole muuta tarjottavaa. Kolmen tällaisen lohkon jälkeen aamupäivä näyttää täydeltä — vaikka todellista työtä on tuskin tuntia.

Se, joka astuu sisään juuri silloin, ei todella mahdu. Mutta syy ei ole varatussa asiakkaassa, vaan ruudukossa.

Tällä erolla on väliä, koska juuri sieltä ratkaisu löytyy: ilman ajanvarausta tulevaa asiakasta ei pidä syrjäyttää, vaan päivä pitää jakaa niin kuin työ todellisuudessa etenee.

Anna varauksen kestää sen verran kuin työ vaatii

Kun jokaisella palvelulla on oma kestonsa, varaus vie kalenterista täsmälleen sen verran tilaa kuin työ tarvitsee. Nopea miestenhiustenleikkuu ei lyö päivään samaa aukkoa kuin pitkäkestoinen värjäys — ja niiden väliin jäävä aika on todella vapaata, ei vain paperilla vapaata.

Tämä ei tee päivästä kiireisempää. Se vain näyttää rehellisemmin, missä oikeasti on tilaa.

Ja juuri sitä ilman ajanvarausta tuleva asiakas tarvitsee: ei varattua aikaikkunaa, vaan kalenterin, joka ei lukitse minuutteja, joita kukaan ei tarvitse.

Varattu aika on suojattu — muu pysyy avoinna

Kun asiakas on kerran varannut ajan, sitä aikaa ei voi antaa kahdesti. Tämä ei ole rajoitus — se on juuri se, minkä ansiosta voit huoletta ottaa vastaan kenet tahansa muun loppupäivän ajan. Tärkeä ajanvaraus ei voi huomaamatta lipsahtaa siksi, että joku astui sisään.

Puhelin voi silti soida, ja kanta-asiakas voi huikata lähtiessään: "sama aika huomenna, sopiiko?" Järjestelmän tehtävä ei ole lopettaa mitään tästä — vaan varmistaa, että kerran kirjattu pysyy siellä, minne sen laitoit.

Useampi tekijä, useampi kalenteri

Siellä missä työskentelee useampi henkilö, kysymys ilman ajanvarausta tulevasta asiakkaasta koskee harvoin koko päivää. Se koskee sitä, kuka on juuri nyt vapaana. Kun jokaisella on oma kalenterinsa, näkyy, että yksi kollega on kesken työn ja toinen vapaana — ja ilman ajanvarausta tuleva asiakas ohjautuu sille, jolla todella on aikaa.

Arjessa tämä on enemmän arvoista kuin mikään sääntö siitä, "milloin saa tulla ilman ajanvarausta".

Se, mikä ei muutu — eikä tarvitse muuttua

Verkkoajanvaraus ei korvaa puhelinta, eikä sen tarvitsekaan. Osa soittaa yhä. Osa kolkuttaa yhä ovelle. Ja se tuttuus, jonka ansiosta joku jatkaa juuri sinun luonasi käymistä eikä mene muualle, pysyy täsmälleen ennallaan.

Se lisää vain yhden asian: kanavan, joka on auki silloin, kun sinä olet töissä. Kello kymmenen illalla, sunnuntaiaamuna, kahden asiakkaan välissä — hetkinä, jolloin et olisi muutenkaan voinut vastata puhelimeen.

Jos sinusta tuntuu, ettei tämä toisi paljon lisäarvoa juuri sinun toiminnassasi, sekin on täysin pätevä vastaus — siitä kirjoitimme aiemmin erikseen. Kaikki yritykset eivät tarvitse sitä, eivätkä kaikki tarvitse sitä juuri nyt.

Muistutus, joka ei patista

Kolmen viikon päähän varattu aika unohtuu helposti — ei pahasta tahdosta, vaan koska elämä tuli väliin. Kohtelias muistutus ennen ajanvarausta ei patista asiakasta, se vain palauttaa asian mieleen, ja jos asiakas ei pääsekään paikalle, hänellä on aikaa ilmoittaa siitä. Ja juuri se vapautuva aika sopii täydellisesti ilman ajanvarausta tulevalle asiakkaalle.

Lyhyesti

Ilman ajanvarausta saapuva asiakas ei ole vika järjestelmässä. Vika on sen sijaan kiinteä tuntiruudukko.

Jos kalenteri varaa juuri sen verran aikaa kuin työ vie, jos vahvistettu ajanvaraus pysyy taatusti paikallaan, ja jos näkyy, kuka kollega on vapaana milloinkin, silloin ei tarvitse valita kahden asiakastyypin välillä. Molemmat mahtuvat samaan päivään — suunnilleen niin kuin ennenkin, mutta vähemmällä muistettavalla.

---

yAppointmentissa jokaisella palvelulla on oma kestonsa, asiakas varaa ajan omalta sivultasi omalla nimelläsi, ja jokaisella työntekijällä on oma kalenterinsa. 10 €/kk toimipistettä kohden, rajoittamaton määrä työntekijöitä ja varauksia, 0 % provisio. 14 päivän maksuton kokeilu, ei vaadi luottokorttia.