Miksi digitalisaatio kannattaa pienyritykselle – vaikka et olisikaan tekniikkaihminen

Useimmat pienyrittäjät eivät lähteneet liikkeelle siksi, että olisivat halunneet pyörittää ohjelmistoja. Kampaaja haluaa leikata hiuksia. Fysioterapeutti haluaa hoitaa ihmisiä. Koiratrimmaaja haluaa hoitaa koiria. Silti jossain vastaamattomien puhelujen, saapumatta jääneiden asiakkaiden, paperisen ajanvarauskirjan ja laatikossa lojuvan asiakaskorttipinon välissä hallintotyö ottaa vallan.

Tämä kirjoitus kertoo, mikä muuttuu, kun siirryt digitaaliseen. Ei teoriassa, vaan siinä mielessä, että ”tässä aika oikeasti palaa takaisin”.

Saapumatta jääminen on isompi ongelma kuin miltä se tuntuu

Väliin jäänyt käynti ei ole pelkkä aukko kalenterissa. Se on aika, jonka olisit voinut täyttää, asiakas, jota sinun pitää vielä tavoitella, ja – jos niin käy tarpeeksi usein – syy aloittaa päällekkäisvaraukset pelkästä huolesta. Automaattiset muistutukset (tekstiviesti, sähköposti tai molemmat) vähentävät saapumatta jäämisiä rajusti useimmissa pienyrityksissä. Tarkka luku vaihtelee, mutta yrittäjät kertovat yhä uudelleen, että juuri tämän muutoksen he olisivat halunneet tehdä aiemmin.

Varaukset aukioloaikojen ulkopuolella

Suuri osa varauksista tehdään iltaisin, kun asiakkaat vihdoin istahtavat alas ja miettivät, mitä heidän pitää varata. Jos ainoa tapa varata on soittaa aukioloaikana, olet näkymätön juuri sillä hetkellä, kun ihmiset ovat valmiita toimimaan. Verkkoajanvaraussivu tekee töitä, kun olet asiakkaan kanssa, kun syöt illallista ja kun nukut.

Asiakashistoria ilman korttien täyttämää laatikkoa

Kun tiedät, että asiakas pitää tietystä tyylistä, hänellä on allergia tai hän ei ole käynyt kuuteen kuukauteen – ilman että sinun täytyy muistaa se tai kaivaa muistiinpanoja –, kyse on juuri siitä yksityiskohdasta, joka tekee kaupankäynnistä asiakassuhteen. Digitaalinen asiakasrekisteri tekee tästä automaattista eikä vaivalloista.

Miltä ”vähemmän hallintotyötä” oikeasti näyttää

Kyse ei ole yhdestä isosta tehtävästä, joka katoaa. Kyse on monen pienen summasta: lakkaat vahvistamasta varauksia käsin edellisenä päivänä, lakkaat syöttämästä asiakastietoja uudelleen paperilomakkeelta ja lakkaat miettimästä, mikä ajanvarauskirja on se ajantasainen. Jokainen niistä vie viisi tai kymmenen minuuttia. Viikon mittaan niistä kertyy merkittävä määrä aikaa – aikaa, jonka voit käyttää yhteen asiakkaaseen lisää, todelliseen lepoon tai yksinkertaisesti siihen työhön, jonka takia perustit yrityksesi.

Esteenä on yleensä käyttöönotto, ei itse työkalu

Useimmat ajanvaraukseen perustuvien yritysten omistajat, jotka lykkäävät digitalisaatiota, sanovat saman: ”En ole mikään tekniikkaihminen” tai ”Minulla ei ole aikaa ottaa sitä käyttöön.” Molemmat ovat ymmärrettäviä, ja molemmat pitävät paikkansa yhä huonommin. Nykyaikaiset työkalut on suunniteltu käyttäjille, joilla ei ole teknistä taustaa, ja hyvin suunniteltu käyttöönottoprosessi tarkoittaa, että pääset alkuun yhdellä istumalla – se ei ole viikonloppuprojekti.

Muutama sana kustannuksista

Kysymys ei ole siitä, maksavatko digitaaliset työkalut. Useimmat maksavat (tosin hintahaarukka on laaja). Kysymys on siitä, oikeuttavatko säästetty aika ja vältetyt saapumatta jäämiset kustannuksen. Useimmille ajanvaraukseen perustuville yrityksille laskelma on yksinkertainen: yksi tai kaksi pelastettua käyntiä kuukaudessa kattaa tilausmaksun. Kaikki sen jälkeen on voittoa – tai hengähdystaukoa.

---

Digitaaliseen siirtyminen ei tarkoita, että sinusta tulee teknologiayritys. Kyse on siitä, että poistat kitkan itsesi ja sen työn väliltä, jota oikeasti haluat tehdä.