Onlinebokning för pilates- och yogastudior: fulla pass, färre meddelanden

De flesta pilates- och yogalärare förlorar inte tid på mattan. De förlorar den mellan passen, i telefonen. ”Finns det fortfarande en plats på morgondagens reformerpass klockan 7?”, ”Kan jag flytta min privatlektion till fredag?”, ”Tyvärr, jag kan inte komma ikväll, kan jag komma på torsdag i stället?” Varje meddelande är litet. Tillsammans fyller de de luckor som borde vara dina pauser.

En studio har dessutom ett sifferproblem. Ett reformerpass har lika många platser som du har maskiner. Ett mattpass har lika många som rummet rymmer. En tom plats kostar dig pengar, och en dubbelbokad plats kostar dig ett obekvämt samtal i dörren.

Det här inlägget går igenom hur onlinebokning hanterar de delar som upprepas varje vecka, så att din uppmärksamhet stannar på kundernas kroppar och inte i din inkorg.

Meddelandekedjan bakom varje bokning

Tänk på hur en bokning brukar gå till. En kund skriver: ”Har ni något på onsdagskvällen?” Du svarar efter ditt sista pass. Kunden svarar nästa morgon med en fråga om nivån. Du svarar på lunchen. När kunden väl säger ja är du inte längre säker på att platsen fortfarande är ledig, så du kollar, och sedan skriver du tillbaka igen.

Gångra nu det med varje kund, varje pass och varje ändrad plan. Inget av det är undervisning. En bokningssida klipper av kedjan: du delar en enda länk, kunderna ser de pass och lektioner du faktiskt erbjuder, och de bokar själva en ledig plats, när som helst på dygnet.

Gruppass med ett fast antal platser

För varje pass anger du hur många som kan delta: antalet reformermaskiner eller antalet mattor som ryms i rummet. Kunderna bokar sin egen plats, och när den sista är tagen stängs passet. Ingen dyker upp till en plats som inte finns, och du slipper räkna namn i en chatttråd.

Du ser listan över vilka som kommer innan du öppnar studion, så att du kan ställa i ordning exakt rätt antal maskiner.

En kölista för de pass som alltid blir fulla

Passen tidigt på morgonen och efter jobbet fylls först, och sedan avbokar någon. Utan kölista förblir den platsen oftast tom, eftersom det redan är försent när du har hunnit skriva till nästa person.

Med kölista kan kunder som ville ha ett fullt pass ställa sig i kö. När en plats blir ledig går den till nästa person, som kan acceptera eller tacka nej till erbjudandet. Passet fylls på igen utan att du skickar ett enda meddelande.

Klippkort som räknar själva

Många studior säljer klippkort: fem pass, tio pass, ett månadskort. Att hålla koll på dem på papper eller i ett kalkylblad innebär att kontrollera, stryka över och diskutera ”jag är säker på att jag hade ett kvar”.

Med klippkort i yAppointment köper kunden kortet, och varje bokning drar av ett pass från det. Kunden ser hur många pass som återstår, och det gör du också. Du bestämmer vad ett kort omfattar och hur länge det gäller.

Privatlektioner och gruppass i en kalender

De flesta studior erbjuder båda: gruppass på de livliga tiderna, privat- eller duolektioner emellan. Att ha dem på olika ställen är så dubbelbokningar uppstår, särskilt när flera instruktörer delar lokalen.

I yAppointment ligger båda sida vid sida i en kalender. En privatlektion blockerar sin tid och sin instruktör, ett gruppass har sina platser, och din vecka syns som en enda bild.

Påminnelser som minskar uteblivna besök

Ett missat pass är en plats som någon annan kunde ha använt. Ofta är en uteblivning inte ett beslut, bara en bortglömd plan. Automatiska påminnelser före passet hjälper just med det. Du ställer in dem en gång i dina aviseringsinställningar, och de skickas för varje bokning.

Avbokningsregler, synliga när kunden bokar

De flesta bråk om sena avbokningar beror på en sak: kunden kände inte till regeln. När reglerna är en del av bokningssidan ser kunderna dem i samma stund som de bokar: hur nära passet de fortfarande kan avboka, och vad som händer efter det. Du pekar på något som var tydligt från början, i stället för att försvara en regel du nämnde en enda gång.

En kort checklista för att komma igång

Du behöver ingen ny webbplats eller några tekniska kunskaper. En praktisk första uppsättning:

1. Lista det du erbjuder. Reformerpass, mattpass, privatlektion, duolektion, var och en med eget namn och egen längd.
2. Ange platserna. För varje gruppass, antalet maskiner eller mattor.
3. Lägg till ditt schema och dina instruktörer.
4. Skapa dina klippkort. Dina passpaket och månadskort, med vad de omfattar.
5. Skriv dina avbokningsregler och slå på kölistan och påminnelserna.
6. Dela din länk. På din webbplats, i din Instagram-bio och på din Google-profil, och som svar på meddelanden av typen ”har ni plats?”.

Du kan börja med ett pass och lägga till resten allt eftersom.

Börja gratis

Om det här låter som din vecka, prova det på ditt eget schema: börja gratis på yappointment.com. Installationen sköter du själv, och om du hellre slipper göra den kan vi ställa in allt åt dig gratis utifrån din webbplats.

Dina kunder bokar. Du undervisar.