Onlinebokning för personliga tränare: sluta boka pass via meddelanden

De flesta personliga tränare förlorar inte tid på gymmet. De förlorar den i telefonen, mellan passen: ”Kan vi köra 18 i stället för 19?”, ”Jag kan inte i morgon, hur blir det med fredag?”, ”Hur många pass har jag kvar?”. Varje meddelande tar en minut. Tillsammans äter de upp dina kvällar.

Om du fortfarande bokar varje pass via WhatsApp, Instagram-meddelanden eller telefonsamtal är den här texten för dig. Inte för att det är fel att skriva meddelanden, utan för att det finns ett enklare sätt att hantera den del som upprepas varje vecka.

Vart tiden egentligen tar vägen

Tänk på en vanlig vecka. Du har stamkunder på fasta tider, några som tränar när de hinner och nya förfrågningar som kommer in när som helst. Nästan all administration hamnar i fyra högar:

• Fram och tillbaka för att hitta en tid. Du föreslår två tider, kunden svarar tre timmar senare och en av dem är redan upptagen.
• Ombokningar och avbokningar. Någons barn är sjukt, ett möte drar över, vädret slår om. Varje ändring betyder ännu en runda meddelanden och en manuell ändring i kalendern.
• Räkna pass. Kunder köper ett paket med tio pass, och någon måste hålla koll på hur många som är kvar. Oftast är det du, i ett anteckningsblock eller ett kalkylark.
• Uteblivna kunder och sena avbokningar. Tiden du höll ledig åt någon förblir tom, fast du hade kunnat ge den till någon annan.

Inget av det här är träning. Det är samordning, och det mesta kan gå utan dig.

Vad en bokningssida förändrar

En bokningssida är en enkel länk, din egen, som visar de tider du faktiskt har lediga. Kunderna väljer själva en tid, när som helst på dygnet, och den landar direkt i din kalender. Så här påverkar det de fyra högarna ovan.

Att hitta en tid blir ett enda steg. I stället för ”när är du ledig?” skickar du din länk. Kunden ser den verkliga tillgängligheten och bokar. Ingen väntan på svar, inga dubbelbokningar för att två personer sagt ja till samma tid.

Kunderna bokar om och avbokar själva. Om något kommer emellan kan de boka om eller avboka från sin bekräftelse, inom de regler du bestämt. Du får en avisering, tiden blir ledig igen och du behövde inte skriva ett ord.

Stamkunderna behåller sin tid. De flesta tränare har kunder som kommer varje tisdag och torsdag klockan 19. Återkommande bokningar löser precis det: serien bokas en gång, och du slipper bekräfta samma tid varje vecka.

Passpaket räknar sig själva. Du kan sälja klippkort: till exempel tio pass, där ett klipp används per bokning. Varje gång kunden bokar dras ett klipp, och ni kan båda se hur många som är kvar. Inga fler ”tror jag har två kvar?”.

Påminnelser skickas av sig själva. En e-post- eller sms-påminnelse före varje pass är ett av de enklaste sätten att minska antalet glömda tider. Du ställer in den en gång, och den gäller för varje bokning.

Tomma tider kan fyllas igen. Med en väntlista kan kunder som ville ha en fullbokad tid erbjudas den när någon avbokar, i stället för att den bara förblir tom.

Handpenning, om du behöver det. För nya kunder eller tider under högtrafik kan du be om en handpenning vid bokning, betald online med kort. Du bestämmer var det är rimligt; många tränare använder det bara för första passet.

”Mina kunder är vana vid att sms:a mig”

Det är de, och det är helt okej. Du behöver inte flytta över alla första dagen, och du behöver inte sluta svara på meddelanden. Ett praktiskt sätt att börja:

1. Skicka länken till nya förfrågningar först. Människor som inte känner till dina rutiner än är mest benägna att bara boka online.
2. Lägg den där folk redan hittar dig. I din Instagram-bio, din Google-profil, på din webbplats, i din WhatsApp-status.
3. Svara på ”när kan vi träna?” med länken. ”Här är mina lediga tider, välj vad som passar dig” är vänligt, inte kallt.
4. Flytta stamkunder till återkommande bokningar när de förnyar. Ett samtal, sedan bokar sig tiden själv.

De flesta kunder kommer runt när de ser att de kan boka klockan 23 utan att känna att de stör dig.

Sätt upp det utan att förlora en helg

Du behöver ingen webbplats eller tekniska kunskaper. En grundinställning för en personlig tränare ser ut så här:

• Dina tjänster, till exempel ett 60-minuterspass, en 30-minuters avstämning, en första bedömning, var och en med egen längd och eget pris.
• Dina arbetstider, inklusive de dagar du tränar utomhus eller på ett andra gym.
• Dina regler: hur nära passet kunderna fortfarande kan avboka, och om nya kunder betalar handpenning.
• Dina klippkort, om du säljer passpaket.
• Påminnelser, via e-post eller sms.

Det var allt. Därefter sköter din länk schemaläggningen, och telefonen går tillbaka till att vara till för riktiga samtal.

Testa på ditt eget schema

Med yAppointment får du en egen bokningssida utan provision på dina bokningar: 10 € per plats och månad, och de första 14 dagarna är gratis, inget betalkort behövs. Om du hellre inte vill sätta upp den själv, svara bara på något av våra e-postmeddelanden eller skriv till oss via webbplatsen, så bygger vi ditt konto utifrån dina tjänster och tider.

Dina kunder bokar. Du tränar.