Online Randevu Sisteminin İlk 30 Günü: Gerçekte Ne Bekleyebilirsiniz

Online randevu sistemini devreye aldınız. Buton web sitenizde duruyor, takvim çalışıyor, sadık müşterilerinize de haberi verdiniz. Peki şimdi ne olacak?

Cevabınız "her şey bir gecede değişir" ise, beklentilerinizi gözden geçirmenizde fayda var. İlk haftalarda hayal kırıklığına uğramanız neredeyse kesin — bunun nedeni sistemin bozuk olması değil, yanlış zamanda yanlış şeyi ölçmeniz. Aşağıda ilk ayda gerçekte neler beklemeniz gerektiğini ele alıyoruz — böylece işe hazırlıklı başlar, sonunda hayal kırıklığına uğramazsınız.

İlk iki haftada neredeyse kimse online randevu almaz — ve bu bir başarısızlık değildir

Sadık müşterileriniz alışkanlıkla telefon açar. Yıllardır telefonla randevu alıyorlar ve bu alışkanlık bir haftada değişmez — online seçenek onlar için gerçekten daha rahat olsa bile. İnsan davranışı, bir web sitesinin güncellenmesinden çok daha yavaş kanal değiştirir.

Kurulumdan on gün sonra kaç kişinin online randevu aldığına bakıyorsanız, yanlış sayıya bakıyorsunuz demektir. Bu aşama kaç kişinin kanal değiştirdiğiyle ilgili değil — seçeneğin, birine ilk gerçekten ihtiyaç duyduğu anda orada olup olmadığıyla ilgilidir.

Mevcut müşterileriniz geçiş yapmayacak — ve yapmalarına gerek de yok

Baştan itibaren benimsenmesi gereken en önemli zihniyet değişikliği şu: online randevu sistemi, mevcut müşteri kitlenizi yeni bir kanala çekerek işe başlamaz. Daha önce fark edilmeden kaybolan şeyi yakalar — gece saat onda göz atan ve o saatte kimseyi aramayacak kişiyi; telefonunuzun sessiz olduğu hafta sonu aramalarını; telefonla konuşmayı sevmediği için aramak yerine sayfayı kapatmayı tercih eden kişiyi.

Sadık müşterileriniz rahatlıkla telefonla aramaya devam edebilir. Bu ne yarım kalmış bir çözümdür ne de geçici bir durum — bu, normal işleyiştir. İki kanal yan yana çalışır ve her biri, kendisi için hangisi daha rahatsa o kanalı kullanan müşteriye hizmet eder.

Darboğaz ekibinizdir, müşterileriniz değil

Bir kurulumun sonunda tıkanmasının en yaygın nedeni budur ve açıkça söylemekte fayda var: bir çalışanınız "daha hızlı olduğu için" randevuları hâlâ kağıt takvime yazmaya devam ettiği anda, aynı anda iki sisteminiz olur. İki sistem paralel çalıştığında ise hiçbirine güvenilemez — kimin ne zaman müsait olduğunu söyleyebilmek için ikisinin de kontrol edilmesi gerekir.

Bu teknik bir sorun değildir. Hata araçta değil, alışkanlığın buna ayak uyduramamasındadır. İlk günden itibaren herkesin istisnasız uyması gereken tek bir kurala ihtiyacınız var: her randevu tek bir yere kaydedilir. Bu sağlandığında sistem güvenilir olur — sağlanmadığında yazılımın ne kadar iyi olduğunun hiçbir önemi kalmaz.

İlk haftada her şeyi birden açmayın

İkinci en yaygın hata tam tersi yönden gelir: aynı anda çok fazla şeyi açmak. İlk gün her hizmeti, her hatırlatma kuralını, her küçük ayarı açık hale getirmek — sonuç, kimsenin daha sonra dokunmaya cesaret edemeyeceği kadar karmaşık görünen bir sistemdir.

Tek bir hizmetle, tek bir takvimle, tek bir kişiyle başlayın — kendinizi daha rahat hissettikçe genişletin. yAppointment'ta bunun özellikle işinize yaraması için pratik bir neden var: tüm modüller temel pakete zaten dahildir, kurulum asistanı ise henüz kullanmadığınız modülleri gizler — siz hazır olduğunuzda tek tıkla erişilebilir durumda kalırlar. Yani altı ay sonra neye ihtiyacınız olacağına bugünden karar vermeniz gerekmez; şu anda neye ihtiyacınız varsa onunla başlamanız yeterlidir.

30. günde neye bakmalısınız — ve neye bakmamalısınız

Randevu sayısına bakmayın. Bu sayı ilk ay yanıltıcıdır, çünkü var olan en yavaş değişen şeyi ölçer: alışkanlığı.

Bunun yerine üç şeye bakmakta fayda var:

• Çalışma saatleriniz dışında herhangi bir talep geldi mi — daha önce yanıt veremeyeceğiniz bir saatte?
• Müşteri istediği randevuyu kendi başına aldığı için kaç kez telefona bakmak zorunda kalmadınız?
• Bu kanal olmasaydı kaybolacak bir randevu takviminizde var mı?

Gerçekten bir şey değişip değişmediğini gösteren bunlardır — toplam randevu sayısı değil.

30 gün sonra hâlâ kimse kullanmıyor gibi görünüyorsa, bu bir başarısızlık değil, bir bilgidir. Ya bu, işletmenizin şu anki işleyişine gerçekten uymuyordur — bunu daha önce ayrı bir yazıda ele almıştık — ya da kurulum fazla karmaşık hale gelmiştir ve sadeleştirmekte fayda vardır. İkisi de çözülebilir. Ama yalnızca gerçekten bakarsanız.