Politika zasebnosti

Za vaše osebne podatke je odgovoren naslednji upravljavec podatkov: LohiSoft s.r.o. Komenského 317/135 Štúrovo, 943 01 Slovaška republika Davčna številka: SK2121316725 IČO 53253914 (matična številka, Slovaška republika) E-pošta: info@yappointment.com

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene in na naslednji pravni podlagi v skladu s členi 6 in 9 SUVP:

• Izpolnitev pogodbe (čl. 6(1)(b)) – Zagotavljanje storitev naročanja terminov, upravljanje uporabniških računov, podpora strankam
• Soglasje (čl. 6(1)(a)) – Analitični piškotki, marketinški/oglaševalski piškotki (merjenje konverzij Google Ads), SMS-obvestila
• Zakoniti interes (čl. 6(1)(f)) – Izboljšanje storitev, preprečevanje prevar, varnost platforme
• Zakonska obveznost (čl. 6(1)(c)) – Davčne evidence, skladnost s predpisi, zahteve organov pregona
• Tržno komuniciranje — na podlagi našega zakonitega interesa (čl. 6(1)(f) GDPR), vključno s hladnim naslavljanjem med podjetji (B2B), ali na podlagi vašega soglasja (čl. 6(1)(a) GDPR), kadar je soglasje zakonsko zahtevano (npr. trženje posameznikom/potrošnikom). Glejte razdelek 'Trženje in poslovno naslavljanje' spodaj.

Namen: Neposredno trženje / poslovno naslavljanje potencialnih poslovnih (B2B) strank, vključno s hladnimi e-poštnimi sporočili, poslanimi na objavljene poslovne kontaktne naslove. Pravna podlaga: Čl. 6(1)(f) GDPR — zakoniti interes. Naš zakoniti interes je promocija naše programske opreme za rezervacijo terminov (yAppointment) pri podjetjih, za katera je relevantna. Kategorije podatkov: poslovni kontaktni podatki (ime podjetja, funkcija / poslovni e-poštni naslov). Vir podatkov: javno dostopni poslovni kontaktni podatki. Vaša pravica do ugovora: Tej obdelavi lahko kadar koli ugovarjate na podlagi čl. 21 GDPR. Ugovor neposrednemu trženju je absoluten — po vašem ugovoru nemudoma prenehamo obdelovati vaše podatke za ta namen.

Zbiramo in obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

• Identifikacijski podatki – Ime, e-poštni naslov, telefonska številka, informacije profila
• Podatki o terminih – Podrobnosti rezervacij, zgodovina storitev, nastavitve, odpovedi
• Tehnični podatki – IP-naslov, vrsta brskalnika, podatki o napravi, operacijski sistem
• Podatki o uporabi – Obiskane strani, uporabljene funkcije, vzorci interakcij, trajanje seje
• Plačilni podatki – Evidenca transakcij, obdelana prek Stripe (številk kartic ne shranjujemo)
• Komunikacijski podatki – SMS-sporočila, e-poštna korespondenca, obvestila v aplikaciji

Vaše osebne podatke delimo z naslednjimi zaupanja vrednimi ponudniki storitev, ki obdelujejo podatke v našem imenu: Za osebne podatke, ki jih naše poslovne stranke obdelujejo v yAppointment, nastopamo kot njihov obdelovalec na podlagi našega Sporazuma o obdelavi podatkov (https://yappointment.com/dpa). Kadar podjetje poveže lastno programsko opremo za izdajanje računov (na primer QuickBooks ali Xero), yAppointment temu ponudniku pošlje podatke o računih po navodilu podjetja, podjetje pa je upravljavec teh podatkov.

• Stripe, Inc. (ZDA) – Obdelava plačil. Stripe je certificiran po PCI DSS Level 1. Prenos podatkov je zajet s Stripeovo certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF), s Standardnimi pogodbenimi klavzulami (SCC) kot dodatnim zaščitnim ukrepom. Zasebnost: https://stripe.com/privacy
• Twilio, Inc. (ZDA) – SMS-obvestila in komunikacija. Prenos podatkov je zajet s Twiliovo certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF), s SCC kot dodatnim zaščitnim ukrepom. Zasebnost: https://www.twilio.com/legal/privacy
• Mistral AI (Francija, EU) – Privzeti ponudnik funkcij z umetno inteligenco, kot sta pametno razporejanje in generiranje besedil. Mistral AI vaših podatkov ne uporablja za učenje svojih modelov. Zasebnost: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Google LLC (ZDA) – Google Analytics 4 za anonimne statistike uporabe spletnega mesta in konverzijske/merilne oznake Google Ads na yappointment.com. Aktivira se le z vašim soglasjem. Prenos podatkov je zajet z Googlovo certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF), s SCC kot dodatnim zaščitnim ukrepom. Zasebnost: https://policies.google.com/privacy
• Rackforest Zrt. (Madžarska, EU) – Gostovanje strežnikov in infrastruktura. Naši aplikacijski strežniki se nahajajo na Madžarskem (EU). Stik: info@rackforest.com
• Firebase Cloud Messaging (Google, ZDA) – Potisna obvestila za mobilno aplikacijo. Prenos podatkov je zajet z Googlovo certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF), s SCC kot dodatnim zaščitnim ukrepom.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) – Gostovanje podatkovne zbirke v Frankfurtu, Nemčija (EU). Podatki so shranjeni v EU; kadar pride do dostopa podpore iz ZDA, je ta zajet z EU-US Data Privacy Framework (DPF) in SCC. Zasebnost: https://www.mongodb.com/legal/privacy/privacy-policy
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon S3) – Shranjevanje datotek v Frankfurtu, Nemčija (EU). Podatki so shranjeni v EU; kadar pride do dostopa podpore iz ZDA, je ta zajet z EU-US Data Privacy Framework (DPF) in SCC. Zasebnost: https://aws.amazon.com/privacy/
• ASSIXO Kft. (Madžarska, EU) – Gostovanje poštnega strežnika, ki pošilja transakcijska e-poštna sporočila platforme. Podatki ostanejo v EU.
• OpenAI, L.L.C. (ZDA) – Funkcije z umetno inteligenco in iskanje v centru za pomoč. Prenos podatkov je zajet s certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF) družbe OpenAI, s SCC kot dodatnim zaščitnim ukrepom. Njeni pogoji za API privzeto izključujejo učenje na posredovanih podatkih. Zasebnost: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google LLC – Gemini API (ZDA) – Funkcije z umetno inteligenco. Prenos podatkov je zajet z Googlovo certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF), s SCC kot dodatnim zaščitnim ukrepom. Njegovi pogoji za API privzeto izključujejo učenje na posredovanih podatkih. Zasebnost: https://policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irska, EU) – Conversions API za merjenje našega lastnega oglaševanja. Ko se podjetje registrira v yAppointment ali zaprosi za nastavitev računa, naš strežnik družbi Meta pošlje en dogodek z zgoščenim (hash) e-poštnim naslovom, naslovom IP in identifikatorjem brskalnika (user agent). Identifikatorji piškotkov Meta so vključeni le, če ste na našem spletnem mestu sprejeli trženjske piškotke, identifikator klika na oglas pa le, če ste do nas prišli prek povezave iz oglasa Meta. Brez vaše privolitve v trženjske piškotke na našem spletnem mestu družbi Meta ne pošljemo nobenega dogodka. Prenos podatkov družbi Meta Platforms, Inc. (ZDA) je zajet s certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF) družbe Meta, s SCC kot dodatnim zaščitnim ukrepom. Zasebnost: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Plus Five Five, Inc. – Resend (ZDA) – Dostava poslovnih e-poštnih sporočil za vzpostavitev stika, ki jih pošiljamo potencialnim poslovnim strankam (e-poštni naslov prejemnika, vsebina sporočila ter dogodki dostave, odprtja in klika). Podatki sporočil so shranjeni v ZDA. Prenos podatkov je zajet s certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF) in Standardnimi pogodbenimi klavzulami v Resendovem sporazumu o obdelavi podatkov. Zasebnost: https://resend.com/legal/privacy-policy
• Bouncer Sp. z o.o. (Poljska, EU) – Preverjanje, ali poslovni e-poštni naslov obstaja, preden pošljemo poslovno sporočilo za vzpostavitev stika. Obdeluje se le e-poštni naslov; shranjen je v EU (Frankfurt, Nemčija) in izbrisan po 60 dneh. Zasebnost: https://www.usebouncer.com/privacy-policy/

Če se je vaše podjetje registriralo prek partnerja yAppointment ali prek povezave za priporočilo druge stranke yAppointment, temu priporočitelju razkrijemo omejene podatke o vašem podjetju, da lahko preveri svojo provizijo ali nagrado. Partner priporočitelj vidi ime vašega podjetja, državo, datum registracije, stanje naročnine, paket, datum prvega plačila in postavke provizij, izračunane iz vaših plačil (neto zneski brez DDV in provizija). Stranka priporočiteljica vidi ime vašega podjetja in datum registracije. Priporočitelji nikoli ne prejmejo kontaktnih podatkov, računov, rezervacij, podatkov vaših strank ali dostopa do vašega računa. Pravna podlaga: čl. 6(1)(f) SUVP, naš zakoniti interes in zakoniti interes priporočitelja za pregleden program priporočil. Priporočitelj je samostojni prejemnik, ne naš obdelovalec. Kadar koli lahko ugovarjate na info@yappointment.com; priporočitelj nato namesto imena vašega podjetja vidi anonimizirano oznako. Podatke naših partnerjev samih obdelujemo v skladu z ločenim Obvestilom o zasebnosti za partnerje na https://partner.yappointment.com/legal/privacy.

Nekateri naši ponudniki storitev se nahajajo zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP) ali lahko od tam dostopajo do podatkov. Pri prenosu osebnih podatkov zunaj EGP se opiramo na: • Certifikacijo EU-US Data Privacy Framework (DPF) za prenose certificiranim ponudnikom s sedežem v ZDA (Google, Stripe, Twilio, OpenAI, Resend in, kadar je primerno, Meta) • Standardne pogodbene klavzule (SCC), odobrene s strani Evropske komisije, kot dodatni zaščitni ukrep • Pri ponudnikih z gostovanjem v EU, katerih podpora lahko dostopa do podatkov iz ZDA (MongoDB, Amazon Web Services): podatki so shranjeni v EU, vsak tak dostop pa je zajet s certifikacijo DPF in SCC • Odločbe o ustrezni ravni varstva, kadar so na voljo • Dodatne varnostne ukrepe, vključno s šifriranjem med prenosom in šifriranjem v mirovanju, ki ga zagotavlja ponudnik infrastrukture Več informacij o veljavnih zaščitnih ukrepih (certifikacija DPF ali SCC) lahko zahtevate pri nas prek naslova info@yappointment.com.

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, opisane v tej politiki:

• Podatki o terminih in rezervacijah – 3 leta od zadnjega termina
• Evidence o zaračunavanju in izstavljanju računov – 7 let (zakonska obveznost za davčne namene)
• Analitični podatki (GA4) – 14 mesecev (največje obdobje hrambe Google z anonimizacijo)
• Podatki uporabniškega računa – Do zahteve za izbris računa + 30-dnevno obdobje mirovanja
• Zapisi o e-poštnih in SMS sporočilih – hranijo se do izbrisa poslovnega računa (zapisi o dostavi obvestil: 90 dni)
• Strežniški dnevniki, dnevniki dostopa in zahtevkov (naslov IP, vrsta brskalnika in opravljeni zahtevki) – največ 14 dni
• Evidence soglasij za piškotke – 1 leto (nato je potrebno novo soglasje)

V skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (SUVP) imate naslednje pravice:

• Pravica do dostopa (čl. 15) – Zahtevajte kopijo vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo
• Pravica do popravka (čl. 16) – Popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov
• Pravica do izbrisa (čl. 17) – Zahtevajte izbris vaših osebnih podatkov ('pravica do pozabe')
• Pravica do omejitve obdelave (čl. 18) – Zahtevajte omejeno obdelavo vaših podatkov
• Pravica do prenosljivosti podatkov (čl. 20) – Prejmite svoje podatke v strukturirani, strojno berljivi obliki
• Pravica do ugovora (čl. 21) – Ugovor obdelavi na podlagi zakonitega interesa
• Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem (čl. 22) – Ne sprejemamo izključno avtomatiziranih odločitev, ki bi vas bistveno prizadele

Naša platforma uporablja ponudnike umetne inteligence za zagotavljanje neobveznih inteligentnih funkcij, kot so: • Pametni predlogi razporejanja • Avtomatizirano generiranje besedil za poslovno komunikacijo • Analiza podatkov in vpogledi v poročila • Iskanje v centru za pomoč Mistral AI, francosko podjetje, ki deluje v okviru Evropske unije, je naš privzeti ponudnik UI. Mistral AI vaših osebnih podatkov ne uporablja za učenje ali izboljšanje svojih modelov UI. Nekatere funkcije lahko uporabljajo tudi OpenAI, L.L.C. ali Google Gemini API (Google LLC), oba s sedežem v ZDA. Prenos podatkov k njima je zajet z EU-US Data Privacy Framework (DPF), s Standardnimi pogodbenimi klavzulami (SCC) kot dodatnim zaščitnim ukrepom, njuni pogoji za API pa privzeto izključujejo učenje na posredovanih podatkih. Vse funkcije UI so neobvezne in se lahko odločite, da jih ne boste uporabljali. V skladu z Aktom EU o umetni inteligenci (Uredba (EU) 2024/1689), kadar sistem umetne inteligence neposredno komunicira z vami (na primer pomočnik ali klepetalni robot znotraj izdelka), jasno navedemo, da komunicirate z umetno inteligenco, vsebina, ki jo ustvari umetna inteligenca, pa je ustrezno označena.

SMS uporabljamo za opomnike za termine in potrditve rezervacij. Dostava SMS poteka prek: • Twilio (ponudnik SMS v oblaku, ZDA) • Android SMS Gateway App (neposredno pošiljanje prek SIM kartice poslovnega telefona) Transakcijski SMS (opomniki za termine, potrditve rezervacij) se pošiljajo na podlagi pogodbe o storitvah, ko rezervirate termin. Za trženjski SMS je potrebno vaše izrecno soglasje in se lahko kadarkoli odjavite z odgovorom STOP ali prek nastavitev vašega računa.

Uporabljamo piškotke in podobne tehnologije. Za podrobnejše informacije o piškotkih, ki jih uporabljamo, glejte našo politiko piškotkov. Implementiramo Google Consent Mode v2: analitična in oglaševalska shranjevanja sta privzeto zavrnjena. Analitični piškotki se nastavijo le, če dovolite Analitiko; marketinški piškotki (merjenje konverzij Google Ads) le, če dovolite Marketing.

Naše storitve niso namenjene posameznikom, mlajšim od 16 let. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov otrok. Če ugotovimo, da smo zbrali osebne podatke otroka, mlajšega od 16 let, bomo sprejeli ukrepe za izbris teh informacij.

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. O bistvenih spremembah vas bomo obvestili z objavo posodobljene politike na našem spletnem mestu in, kjer je mogoče, po e-pošti. Priporočamo, da politiko redno pregledujete. Datum 'Zadnja posodobitev' na vrhu kaže na zadnjo revizijo.

Če menite, da naša obdelava vaših osebnih podatkov krši SUVP, imate pravico vložiti pritožbo pri: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Urad za varstvo osebnih podatkov Slovaške republike) Hraničná 12 820 07 Bratislava 27 Slovaška republika Spletna stran: https://www.dataprotection.gov.sk/ E-pošta: statny.dozor@pdp.gov.sk Pritožbo lahko vložite tudi pri nadzornem organu vaše države stalnega bivališča.

Za vsa vprašanja o tej politiki zasebnosti ali za uveljavljanje vaših pravic varstva podatkov: LohiSoft s.r.o. Komenského 317/135 Štúrovo, 943 01, Slovaška republika Splošna vprašanja: info@yappointment.com Vprašanja o zaračunavanju: billing@yappointment.com