Πότε να μην εισάγετε online κρατήσεις

Τα περισσότερα κείμενα που γράφονται για τον προγραμματισμό ραντεβού ξεκινούν από την ίδια παραδοχή: η τηλεφωνική κράτηση είναι βάρος, και η μεταφορά της online λύνει το πρόβλημα. Αυτό ισχύει αρκετά συχνά ώστε να έχει γίνει είδος από μόνο του. Δεν ισχύει όμως παντού, και το να προσποιούμαστε πως ισχύει αδικεί τις επιχειρήσεις που δεν ταιριάζουν σε αυτό το μοτίβο. Ακολουθούν πέντε περιπτώσεις όπου οι online κρατήσεις είναι λάθος κίνηση – όχι επειδή δεν λειτουργούν, αλλά επειδή δεν ταιριάζουν.

1. Διαχειρίζεστε μια χούφτα ραντεβού την εβδομάδα, απ' έξω.

Αν μια επιχείρηση κλείνει λίγα ραντεβού την εβδομάδα και μπορεί να κρατά όλη την εβδομάδα στο μυαλό της, ένα σύστημα κρατήσεων προσθέτει ένα επιπλέον στρώμα συντήρησης – ρυθμίσεις, κανόνες διαθεσιμότητας, ειδοποιήσεις προς έλεγχο – που κοστίζει περισσότερο χρόνο απ' όσο εξοικονομεί. Το ίδιο το ημερολόγιο γίνεται κάτι που χρειάζεται συντήρηση.

2. Οι πελάτες σας είναι σταθεροί και ήδη τηλεφωνούν.

Ορισμένες επιχειρήσεις στηρίζονται σε μια μικρή, σταθερή βάση πελατών πολλών ετών, συνηθισμένων να τηλεφωνούν. Γι' αυτούς το τηλεφώνημα δεν είναι εμπόδιο – είναι η ίδια η σχέση. Η αντικατάστασή του με μια φόρμα κράτησης δεν προσθέτει ευκολία· αφαιρεί εκείνη τη μοναδική στιγμή επαφής που έκανε τη σχέση προσωπική.

3. Το ίδιο το ραντεβού εξαρτάται από μια συζήτηση.

Αν αυτό που χρειάζεται κάποιος – η διάρκεια της συνεδρίας, το είδος της θεραπείας – ξεκαθαρίζει μόνο αφού μιλήσετε μαζί του, μια προκαθορισμένη λίστα διαθέσιμων ωρών είναι παραπλανητική. Υπόσχεται μια βεβαιότητα που η ίδια η αλληλεπίδραση στην πραγματικότητα δεν διαθέτει, και το αποτέλεσμα είναι συχνά χειρότερη εμπειρία απ' το να σηκώσει κανείς απλώς το τηλέφωνο.

4. Μόλις ξεκινάτε, και οι υπηρεσίες σας δεν έχουν ακόμη οριστεί.

Ένα σύστημα κρατήσεων χρειάζεται κάτι να κλείσει: έναν κατάλογο υπηρεσιών, διαρκειών και τιμών. Αν αυτός ο κατάλογος δεν υπάρχει ακόμη, το να χτίσετε πρώτα το σύστημα βάζει τα πράγματα σε λάθος σειρά. Ορίστε πρώτα τι προσφέρετε, προτού χτίσετε τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι θα το ζητούν.

5. Το σημείο συμφόρησής σας δεν είναι το ημερολόγιο.

Αν το πρόβλημα δεν είναι ότι δυσκολεύει η κράτηση ενός ραντεβού – αλλά ότι πολύ λίγοι άνθρωποι ζητούν καν ένα – τότε ένα σύστημα κρατήσεων λύνει ένα πρόβλημα που δεν έχετε. Αξίζει να ειπωθεί ξεκάθαρα: αυτή είναι πιθανότατα η πιο συχνή αναντιστοιχία απ' όλες.

Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι οι online κρατήσεις δεν έχουν ποτέ νόημα – μόνο ότι δεν είναι αυτονόητη επιλογή, και δεν υπάρχει λόγος να προσθέσετε ένα σύστημα για να λύσετε ένα πρόβλημα που δεν υπάρχει. Αν αρκετά από αυτά περιγράφουν την επιχείρησή σας, η σωστή κίνηση αυτή τη στιγμή είναι απλώς να μην κάνετε τίποτα. Αυτό είναι ένα νόμιμο αποτέλεσμα, όχι προσωρινό.