Online-Buchung für Pilates- und Yoga-Studios: volle Kurse, weniger Nachrichten

Die meisten, die Pilates oder Yoga unterrichten, verlieren ihre Zeit nicht auf der Matte. Sie verlieren sie zwischen den Kursen, am Telefon. „Ist im Reformer-Kurs morgen um 7 Uhr noch ein Platz frei?“, „Kann ich meine Einzelstunde auf Freitag verschieben?“, „Tut mir leid, ich schaffe es heute Abend nicht, kann ich stattdessen am Donnerstag kommen?“ Jede Nachricht ist klein. Zusammen füllen sie die Lücken, die Ihre Pausen sein sollten.

Ein Studio hat außerdem ein Zahlenproblem. Ein Reformer-Kurs hat so viele Plätze, wie Sie Geräte haben. Ein Matten-Kurs hat so viele, wie der Raum fasst. Ein leerer Platz kostet Sie Geld, ein doppelt vergebener Platz kostet Sie ein unangenehmes Gespräch an der Tür.

Dieser Beitrag zeigt, wie die Online-Buchung die Dinge übernimmt, die sich jede Woche wiederholen, damit Ihre Aufmerksamkeit bei den Körpern Ihrer Kundinnen und Kunden bleibt und nicht in Ihrem Posteingang.

Die Nachrichtenkette hinter jeder Buchung

Denken Sie daran, wie eine Buchung meistens abläuft. Eine Kundin schreibt: „Haben Sie am Mittwochabend etwas frei?“ Sie antworten nach Ihrem letzten Kurs. Am nächsten Morgen kommt eine Rückfrage zum Niveau. Sie antworten in der Mittagspause. Bis zum endgültigen Ja sind Sie nicht mehr sicher, ob der Platz noch frei ist, also prüfen Sie nach und schreiben noch einmal zurück.

Jetzt multiplizieren Sie das mit jedem Kunden, jedem Kurs und jeder geänderten Planung. Nichts davon ist Unterrichten. Eine Buchungsseite unterbricht die Kette: Sie teilen einen einzigen Link, die Kunden sehen die Kurse und Stunden, die Sie wirklich anbieten, und buchen zu jeder Uhrzeit selbst einen freien Platz.

Gruppenkurse mit fester Platzzahl

Für jeden Kurs legen Sie fest, wie viele Personen teilnehmen können: die Zahl der Reformer oder die Zahl der Matten, die in den Raum passen. Die Kunden buchen ihren Platz selbst, und sobald der letzte vergeben ist, schließt der Kurs. Niemand steht vor der Tür für einen Platz, den es nicht gibt, und Sie zählen keine Namen mehr in einem Chatverlauf.

Die Liste der Teilnehmenden sehen Sie schon, bevor Sie das Studio aufschließen, und können genau die richtige Anzahl an Geräten aufbauen.

Eine Warteliste für die Kurse, die immer voll sind

Die Kurse am frühen Morgen und nach der Arbeit sind zuerst voll, und dann sagt jemand ab. Ohne Warteliste bleibt dieser Platz meistens leer, denn bis Sie der nächsten Person geschrieben haben, ist es zu spät.

Mit einer Warteliste können sich Kunden, die einen vollen Kurs wollten, dort eintragen. Wird ein Platz frei, geht er an die nächste Person, die das Angebot annehmen oder ablehnen kann. Der Kurs füllt sich wieder, ohne dass Sie eine einzige Nachricht schreiben.

Kurskarten, die sich selbst mitzählen

Viele Studios verkaufen Kartenpakete: fünf Kurse, zehn Kurse, eine Monatskarte. Sie auf Papier oder in einer Tabelle zu verwalten heißt nachsehen, abstreichen und über „Ich bin sicher, ich hatte noch eine übrig“ diskutieren.

Mit den Kurskarten in yAppointment kauft der Kunde die Karte, und jede Buchung verbraucht einen Kurs davon. Der Kunde sieht, wie viele Kurse noch übrig sind, und Sie sehen es auch. Sie entscheiden, was eine Karte abdeckt und wie lange sie gültig ist.

Einzelstunden und Gruppenkurse in einem Kalender

Die meisten Studios bieten beides an: Gruppenkurse zu den stark gefragten Zeiten, Einzel- oder Duo-Stunden dazwischen. Wer beides an verschiedenen Orten führt, riskiert Doppelbuchungen, besonders wenn sich mehrere Trainer den Raum teilen.

In yAppointment stehen beide nebeneinander in einem Kalender. Eine Einzelstunde blockiert ihre Zeit und ihren Trainer, ein Gruppenkurs hat seine Plätze, und Ihre Woche zeigt sich als ein Gesamtbild.

Erinnerungen, die Ausfälle verringern

Ein verpasster Kurs ist ein Platz, den jemand anderes hätte nutzen können. Oft ist ein Nichterscheinen keine Entscheidung, sondern nur ein vergessener Termin. Genau dabei helfen automatische Erinnerungen vor dem Kurs. Sie richten sie einmal in Ihren Benachrichtigungseinstellungen ein, und sie gehen bei jeder Buchung raus.

Stornoregeln, sichtbar schon beim Buchen

Die meisten Streitigkeiten über späte Absagen haben eine Ursache: Der Kunde kannte die Regel nicht. Sind die Regeln Teil der Buchungsseite, sehen die Kunden sie genau in dem Moment, in dem sie buchen: wie kurz vor dem Kurs sie noch stornieren können und was danach gilt. Sie verweisen auf etwas, das von Anfang an klar war, statt eine Regel zu verteidigen, die Sie einmal erwähnt haben.

Eine kurze Checkliste für den Start

Sie brauchen keine neue Website und keine technischen Kenntnisse. Ein praktischer erster Aufbau:

1. Listen Sie auf, was Sie anbieten. Reformer-Kurs, Matten-Kurs, Einzelstunde, Duo-Stunde, jeweils mit eigenem Namen und eigener Dauer.
2. Legen Sie die Plätze fest. Für jeden Gruppenkurs die Zahl der Geräte oder Matten.
3. Tragen Sie Stundenplan und Trainer ein.
4. Erstellen Sie Ihre Kurskarten. Ihre Kartenpakete und Monatskarten, mit allem, was sie abdecken.
5. Schreiben Sie Ihre Stornoregeln und schalten Sie Warteliste und Erinnerungen ein.
6. Teilen Sie Ihren Link. Auf Ihrer Website, in Ihrer Instagram-Bio und in Ihrem Google-Profil sowie als Antwort auf die Frage „Haben Sie noch Platz?“.

Sie können mit einem einzigen Kurs beginnen und den Rest nach und nach ergänzen.

Kostenlos starten

Wenn das nach Ihrer Woche klingt, probieren Sie es mit Ihrem eigenen Stundenplan aus: Starten Sie kostenlos auf yappointment.com. Die Einrichtung erledigen Sie selbst, und wenn Sie das lieber nicht tun möchten, richten wir sie kostenlos anhand Ihrer Website für Sie ein.

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