Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01 Slowaakse Republiek Btw-nr: SK2121316725 IČO 53253914 (ondernemingsnummer, Slowaakse Republiek) E-mail: info@yappointment.com

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op grond van de volgende rechtsgrondslagen onder de AVG, artikelen 6 en 9:

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b)) – Levering van de afsprakenboekingsdienst, beheer van gebruikersaccounts, klantenservice
• Toestemming (Art. 6(1)(a)) – Analytische cookies, marketing-/advertentiecookies (Google Ads-conversiemeting), sms-meldingen
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) – Serviceverbetering, fraudepreventie, platformbeveiliging
• Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) – Belastingdocumenten, naleving van regelgeving, verzoeken van wetshandhaving
• Marketingcommunicatie — op basis van ons gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG), waaronder koude benadering tussen bedrijven (B2B), of op basis van uw toestemming (Art. 6(1)(a) AVG) wanneer toestemming wettelijk vereist is (bijv. marketing naar particulieren/consumenten). Zie het gedeelte 'Marketing en zakelijke benadering' hieronder.

Doel: Direct marketing / zakelijke benadering van potentiële zakelijke (B2B-)klanten, waaronder koude e-mails naar gepubliceerde zakelijke contactadressen. Rechtsgrond: Art. 6(1)(f) AVG — gerechtvaardigd belang. Ons gerechtvaardigd belang is het promoten van onze afsprakenboekingssoftware (yAppointment) bij bedrijven waarvoor deze relevant is. Categorieën van gegevens: zakelijke contactgegevens (bedrijfsnaam, functie / zakelijk e-mailadres). Bron van de gegevens: openbaar beschikbare zakelijke contactgegevens. Uw recht van bezwaar: U kunt op grond van Art. 21 AVG te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking. Bezwaar tegen direct marketing is absoluut — na uw bezwaar stoppen wij onmiddellijk met het verwerken van uw gegevens voor dit doel.

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identiteitsgegevens – Naam, e-mailadres, telefoonnummer, profielinformatie
• Afspraakgegevens – Boekingsdetails, servicegeschiedenis, voorkeuren, annuleringen
• Technische gegevens – IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, besturingssysteem
• Gebruiksgegevens – Bezochte pagina's, gebruikte functies, interactiepatronen, sessieduur
• Betalingsgegevens – Transactiegegevens verwerkt via Stripe (wij slaan geen kaartnummers op)
• Communicatiegegevens – Sms-berichten, e-mailcorrespondentie, in-app meldingen

Wij delen uw persoonsgegevens met de volgende vertrouwde dienstverleners die namens ons gegevens verwerken: Voor de persoonsgegevens die onze zakelijke klanten in yAppointment verwerken, treden wij op als hun verwerker op grond van onze Verwerkersovereenkomst (https://yappointment.com/dpa). Wanneer een bedrijf zijn eigen facturatiesoftware koppelt (bijvoorbeeld QuickBooks of Xero), stuurt yAppointment de factuurgegevens in opdracht van het bedrijf naar die aanbieder, en is het bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens.

• Stripe, Inc. (VS) – Betalingsverwerking. Stripe is PCI DSS Level 1 gecertificeerd. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van Stripe, met Standaard Contractuele Clausules (SCC's) als aanvullende waarborg. Privacy: https://stripe.com/privacy
• Twilio, Inc. (VS) – Sms-meldingen en communicatie. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van Twilio, met SCC's als aanvullende waarborg. Privacy: https://www.twilio.com/legal/privacy
• Mistral AI (Frankrijk, EU) – Standaardaanbieder van AI-gestuurde functies zoals slimme planning en tekstgeneratie. Mistral AI gebruikt uw gegevens niet om zijn modellen te trainen. Privacy: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy
• Google LLC (VS) – Google Analytics 4 voor anonieme websitegebruiksstatistieken en Google Ads-conversie-/metingstags op yappointment.com. Alleen geactiveerd met uw toestemming. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van Google, met SCC's als aanvullende waarborg. Privacy: https://policies.google.com/privacy
• Rackforest Zrt. (Hongarije, EU) – Serverhosting en infrastructuur. Onze applicatieservers bevinden zich in Hongarije (EU). Contact: info@rackforest.com
• Firebase Cloud Messaging (Google, VS) – Pushmeldingen voor de mobiele app. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van Google, met SCC's als aanvullende waarborg.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) – Databasehosting in Frankfurt, Duitsland (EU). De gegevens worden in de EU opgeslagen; voor zover ondersteuningstoegang vanuit de VS plaatsvindt, valt deze onder het EU-US Data Privacy Framework (DPF) en SCC's. Privacy: https://www.mongodb.com/legal/privacy/privacy-policy
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon S3) – Bestandsopslag in Frankfurt, Duitsland (EU). De gegevens worden in de EU opgeslagen; voor zover ondersteuningstoegang vanuit de VS plaatsvindt, valt deze onder het EU-US Data Privacy Framework (DPF) en SCC's. Privacy: https://aws.amazon.com/privacy/
• ASSIXO Kft. (Hongarije, EU) – Hosting van de mailserver die de transactionele e-mails van het platform verstuurt. Gegevens blijven binnen de EU.
• OpenAI, L.L.C. (VS) – AI-functies en zoeken in het helpcentrum. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van OpenAI, met SCC's als aanvullende waarborg. De API-voorwaarden sluiten training op aangeleverde gegevens standaard uit. Privacy: https://openai.com/policies/privacy-policy
• Google LLC – Gemini API (VS) – AI-functies. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van Google, met SCC's als aanvullende waarborg. De API-voorwaarden sluiten training op aangeleverde gegevens standaard uit. Privacy: https://policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Ierland, EU) – Conversions API, voor het meten van onze eigen advertenties. Wanneer een bedrijf zich registreert voor yAppointment of om het inrichten van een account verzoekt, stuurt onze server één gebeurtenis naar Meta met het gehashte e-mailadres, het IP-adres en de user agent van de browser. De Meta-cookie-identificatoren worden alleen meegestuurd als u marketingcookies op onze website hebt geaccepteerd, en de advertentieklik-identificator alleen als u via een Meta-advertentielink bent binnengekomen. Zonder uw toestemming voor marketingcookies op onze website wordt er helemaal geen gebeurtenis naar Meta gestuurd. Doorgiften aan Meta Platforms, Inc. (VS) vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering van Meta, met SCC's als aanvullende waarborg. Privacy: https://www.facebook.com/privacy/policy
• Plus Five Five, Inc. – Resend (VS) – Bezorging van de zakelijke acquisitie-e-mails die wij naar potentiële zakelijke klanten sturen (e-mailadres van de ontvanger, inhoud van het bericht en bezorg-, open- en klikgebeurtenissen). Berichtgegevens worden in de VS opgeslagen. Gegevensoverdrachten vinden plaats op basis van de EU-US Data Privacy Framework (DPF)-certificering en de Standaard Contractuele Clausules in de verwerkersovereenkomst van Resend. Privacy: https://resend.com/legal/privacy-policy
• Bouncer Sp. z o.o. (Polen, EU) – Controle of een zakelijk e-mailadres bestaat voordat wij zakelijke acquisitie-e-mails versturen. Alleen het e-mailadres wordt verwerkt; het wordt in de EU (Frankfurt, Duitsland) opgeslagen en na 60 dagen verwijderd. Privacy: https://www.usebouncer.com/privacy-policy/

Als uw bedrijf zich heeft aangemeld via een yAppointment-partner of via de verwijzingslink van een andere yAppointment-klant, verstrekken we beperkte gegevens over uw bedrijf aan die verwijzer, zodat deze zijn commissie of beloning kan controleren. Een aanbrengende partner ziet uw bedrijfsnaam, land, registratiedatum, abonnementsstatus, pakket, datum van de eerste betaling en de commissieposten die uit uw betalingen zijn berekend (nettobedragen exclusief btw en de commissie). Een verwijzende klant ziet uw bedrijfsnaam en registratiedatum. Verwijzers ontvangen nooit contactgegevens, facturen, boekingen, de gegevens van uw klanten of toegang tot uw account. Rechtsgrondslag: art. 6(1)(f) AVG, ons gerechtvaardigd belang en dat van de verwijzer bij een transparant verwijzingsprogramma. De verwijzer is een zelfstandige ontvanger, niet onze verwerker. U kunt op elk moment bezwaar maken via info@yappointment.com; de verwijzer ziet dan een geanonimiseerde referentie in plaats van uw bedrijfsnaam. De gegevens van onze partners zelf worden verwerkt volgens de afzonderlijke Privacyverklaring voor partners op https://partner.yappointment.com/legal/privacy.

Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of kunnen vanaf daar toegang hebben tot gegevens. Bij de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER vertrouwen wij op: • De certificering volgens het EU-US Data Privacy Framework (DPF) voor overdrachten naar gecertificeerde Amerikaanse dienstverleners (Google, Stripe, Twilio, OpenAI, Resend en, waar van toepassing, Meta) • Standaard Contractuele Clausules (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie als aanvullende waarborg • Voor in de EU gehoste dienstverleners waarvan de ondersteuning vanuit de VS toegang tot gegevens kan hebben (MongoDB, Amazon Web Services): de gegevens worden in de EU opgeslagen en dergelijke toegang valt onder DPF-certificering en SCC's • Adequaatheidsbesluiten waar beschikbaar • Aanvullende beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling tijdens overdracht en versleuteling in rust die door de infrastructuuraanbieder wordt geboden U kunt meer informatie opvragen over de toepasselijke waarborgen (DPF-certificering of SCC's) door contact met ons op te nemen via info@yappointment.com.

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden beschreven in dit beleid:

• Afspraak- en boekingsgegevens – 3 jaar vanaf de laatste afspraak
• Factuur- en factureringsrecords – 7 jaar (wettelijke verplichting voor belastingdoeleinden)
• Analysegegevens (GA4) – 14 maanden (maximale bewaarperiode van Google met anonimisering)
• Gebruikersaccountgegevens – Tot verzoek om verwijdering van account + 30 dagen respijtperiode
• E-mail- en SMS-berichtgegevens – bewaard tot het bedrijfsaccount wordt verwijderd (bezorggegevens van meldingen: 90 dagen)
• Server-, toegangs- en verzoeklogboeken (IP-adres, browsertype en de gedane verzoeken) – maximaal 14 dagen
• Cookie-toestemmingsrecords – 1 jaar (daarna opnieuw toestemming vereist)

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15) – Vraag een kopie op van uw persoonsgegevens die wij verwerken
• Recht op rectificatie (Art. 16) – Corrigeer onjuiste of onvolledige persoonsgegevens
• Recht op gegevenswissing (Art. 17) – Vraag verwijdering van uw persoonsgegevens aan ('recht om vergeten te worden')
• Recht op beperking van verwerking (Art. 18) – Vraag beperkte verwerking van uw gegevens aan
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20) – Ontvang uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
• Recht van bezwaar (Art. 21) – Maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming (Art. 22) – Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die u aanzienlijk beïnvloeden

Ons platform maakt gebruik van AI-aanbieders om optionele intelligente functies te bieden, zoals: • Slimme planningssuggesties • Geautomatiseerde tekstgeneratie voor zakelijke communicatie • Gegevensanalyse en rapportage-inzichten • Zoeken in het helpcentrum Mistral AI, een Frans bedrijf dat actief is binnen de Europese Unie, is onze standaard-AI-aanbieder. Mistral AI gebruikt uw persoonsgegevens niet om zijn AI-modellen te trainen of te verbeteren. Sommige functies kunnen ook gebruikmaken van OpenAI, L.L.C. of de Google Gemini API (Google LLC), beide gevestigd in de VS. Doorgiften aan hen vinden plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework (DPF), met Standaard Contractuele Clausules (SCC's) als aanvullende waarborg, en hun API-voorwaarden sluiten training op aangeleverde gegevens standaard uit. Alle AI-functies zijn optioneel en u kunt ervoor kiezen ze niet te gebruiken. In overeenstemming met de EU-AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) maken wij, wanneer een AI-systeem rechtstreeks met u communiceert (bijvoorbeeld een in het product geïntegreerde assistent of chatbot), duidelijk dat u met kunstmatige intelligentie communiceert, en door AI gegenereerde inhoud wordt als zodanig gemarkeerd.

Wij gebruiken sms voor afspraakherinneringen en boekingsbevestigingen. Sms-verzending verloopt via: • Twilio (cloudgebaseerde sms-aanbieder, VS) • Android SMS Gateway App (directe SIM-kaartgebaseerde verzending via zakelijke telefoon) Transactionele sms (afspraakherinneringen, boekingsbevestigingen) wordt verzonden op basis van de serviceovereenkomst wanneer u een afspraak boekt. Marketing-sms vereist uw uitdrukkelijke toestemming en u kunt zich op elk moment afmelden door te antwoorden met 'STOP' of via uw accountinstellingen.

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor gedetailleerde informatie over de cookies die wij gebruiken. Wij implementeren Google Consent Mode v2: analytische en advertentieopslag worden standaard geweigerd. Analytische cookies worden alleen geplaatst als u Analyse toestaat; marketingcookies (Google Ads-conversiemeting) alleen als u Marketing toestaat.

Onze diensten zijn niet gericht op personen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als we erachter komen dat we persoonsgegevens van een kind onder de 16 hebben verzameld, zullen we stappen ondernemen om die informatie te verwijderen.

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij stellen u op de hoogte van wezenlijke wijzigingen door het bijgewerkte beleid op onze website te plaatsen en, waar mogelijk, per e-mail. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te bekijken. De datum 'Laatste update' bovenaan geeft de meest recente revisie aan.

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (Bureau voor Gegevensbescherming van de Slowaakse Republiek) Hranicna 12 820 07 Bratislava 27 Slowaakse Republiek Website: https://www.dataprotection.gov.sk/ E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van uw land van verblijf.

Voor vragen over dit Privacybeleid of om uw gegevensbeschermingsrechten uit te oefenen: LohiSoft s.r.o. Komenskeho 317/135 Sturovo, 943 01, Slowaakse Republiek Algemene vragen: info@yappointment.com Factureringsvragen: billing@yappointment.com