De første 30 dage med online booking — hvad du reelt kan forvente

Du har slået online booking til. Knappen er live på din hjemmeside, kalenderen virker, og du har sendt nyheden ud til dine faste kunder. Hvad sker der så nu?

Hvis dit svar er, at „alt ændrer sig fra den ene dag til den anden", er det værd at justere forventningerne. I de første uger vil du næsten med garanti blive skuffet — ikke fordi systemet er dårligt, men fordi du måler det forkerte på det forkerte tidspunkt. Her går vi igennem, hvad du reelt kan forvente den første måned — så du starter forberedt i stedet for at ende skuffet.

Næsten ingen booker online de første to uger — og det er ikke en fiasko

Dine faste kunder ringer af vane. De har booket tid pr. telefon i årevis, og den vane skifter ikke på en uge — selv hvis online booking reelt ville være mere bekvemt for dem. Menneskelig adfærd skifter kanal langsommere, end en hjemmeside opdateres.

Hvis du ti dage efter lanceringen kigger på, hvor mange der har booket online, kigger du på det forkerte tal. Denne fase handler ikke om, hvor mange der allerede er skiftet — den handler om, hvorvidt muligheden overhovedet er der, første gang nogen får brug for den.

Dine eksisterende kunder skifter ikke — og det behøver de heller ikke

Det er det vigtigste perspektivskifte fra start: Online booking flytter ikke i første omgang din eksisterende kundekreds over på en ny kanal. Den fanger det, der tidligere bare forsvandt, fordi det ikke havde noget sted at gå hen — personen der kigger rundt klokken ti om aftenen og ikke ringer til nogen på det tidspunkt; weekendsøgningen, når telefonen er tavs; den der simpelthen ikke bryder sig om at ringe og hellere scroller videre end at tage røret.

Dine eksisterende kunder må gerne blive ved telefonen. Det er hverken en halv løsning eller en midlertidig tilstand — det er den normale drift. To kanaler kører side om side, og begge betjener den kunde, der finder dem mest bekvemme.

Flaskehalsen er dit team, ikke dine kunder

Det er den hyppigste grund til, at en lancering går i stå, og det er værd at sige ligeud: I det øjeblik en medarbejder bliver ved med at skrive en aftale ind i papirkalenderen, „fordi det går hurtigere", har du fra det øjeblik to systemer på samme tid. Og med to parallelle systemer kan man ikke stole på nogen af dem — begge skal tjekkes, før nogen kan sige med sikkerhed, hvornår der er ledig tid.

Det er ikke et teknisk problem. Værktøjet svigter ikke — vanen har bare ikke fulgt med. Fra dag ét er der brug for præcis én regel, som alle følger uden undtagelse: hver aftale hører til ét sted. Er det på plads, er systemet pålideligt — er det ikke, er det ligegyldigt, hvor god softwaren er.

Undlad at slå alt til den første uge

Den næsthyppigste fejl kommer fra den modsatte retning: at slå for meget til på én gang. Hver ydelse, hver påmindelsesregel, hver lille indstillingsmulighed tændt allerede den første dag — og resultatet er et system, som ingen efterfølgende tør røre ved, fordi det virker alt for kompliceret.

Start med én ydelse, én kalender, én person — og udvid, efterhånden som du bliver mere tryg. Det er noget, yAppointment konkret gør lettere: alle moduler er inkluderet i grundpakken, og opsætningsassistenten skjuler automatisk dem, du ikke bruger endnu — de forbliver ét klik væk, når du er klar til dem. Du behøver altså ikke beslutte allerede nu, hvad du får brug for om et halvt år; det er nok at starte med det, du har brug for lige nu.

Hvad du skal kigge på dag 30 — og hvad du ikke skal

Kig ikke på antallet af bookinger. Det tal er misvisende den første måned, fordi det netop måler det, der ændrer sig langsomst: vanen.

Se i stedet på tre ting:

• Er der kommet henvendelser uden for din åbningstid — på tidspunkter, hvor du tidligere slet ikke kunne have svaret?
• Hvor mange gange har du ikke behøvet at tage telefonen, fordi kunden selv bookede det, de ønskede?
• Er der en aftale i din kalender, som simpelthen ville være gået tabt uden denne kanal?

Det er de spørgsmål, der viser, om der er sket noget reelt — ikke det samlede antal bookinger.

Hvis det efter 30 dage stadig ser ud, som om ingen bruger det, er det information, ikke fiasko. Enten passer det reelt ikke til den måde, din virksomhed fungerer på — det har vi tidligere skrevet særskilt om — eller også er opsætningen blevet for kompliceret, og det er værd at skære ned. Begge dele kan løses. Men kun hvis du rent faktisk kigger efter.